従業員の登録

1.  メニュー画面の「従業員情報」ボタンをクリックします。

→画像1が開きます。(ただし、最初は、従業員名は入っていません)

画像1

 

2.        従業員の登録はいろいろな方法があります。

最初に、PCタイムレコーダーの従業員も未登録の場合の方法を説明します。

画像1の左下の「PCタイムレコーダー用従業員リストの編集・変更」ボタンをクリックします。

→画像2が開きます

画像2

3.        ここで、PCタイムレコーダーで打刻できる従業員を登録することができます。(この従業員リストは、従業員が打刻する際に表示されるものです。給料計算は〆後にやりますから、画像1の給料計算用の従業員リストには、途中で辞めてしまった従業員も含まれていなければなりません。したがって、リストは別々になっています。)

4.        リストに従業員を追加する場合は、右側の「新従業員」の欄に追加する従業員名を、「新パスワード」の欄にその従業員のパスワード(打刻する時パスワードを必要とする設定にする場合)を入力し、「追加」ボタンをクリックします。

→下のようなダイアログが開きます。

空欄に追加する場合は、「はい」ボタンをクリックします。

挿入する場所を指定する場合は、「いいえ」ボタンをクリックし、左側のリストで挿入する場所をクリックしてください。

→その欄以降の従業員を下にずらして、そこに挿入されます

(注意)従業員名に半角のスペースは使えません。また、全角のスペースを入れると別人になります。すなわち、「山本太郎」と「山本 太郎」は別人になります。

5.        追加以外の場合は、まず、左側のリストで対象となる従業員を探し該当する欄をクリックします。

→「従業員名」「新従業員」にその従業員名が、「パスワード」「新パスワード」の欄にその従業員のパスワードが入ります。

6.        登録してある従業員を削除する場合は、「削除」ボタンをクリックします。

→下のようなダイアログが開きますので、間違いなければ「OK」ボタンをクリックします。

7.        左側の従業員リストの順番を変えることにより、PCタイムレコーダーで表示される従業員の並びを変えることができます。(このリストの順番に、PCタイムレコーダーでは、左上から横に並べていきます。次に2段目・3段目と続きます)

従業員の順番は、選択した従業員を移動させることによって変更します。

従業員を移動させる場合は、「移動」ボタンをクリックします。

→下のようなダイアログが開きます。

OK」ボタンをクリックしてから、挿入する場所をクリックしてください。

→その欄以降の従業員を下にずらして、そこに挿入されます。

8.        従業員名やパスワードを変更する場合は、「新従業員」あるいは「パスワード」の欄を変更して、「変更」ボタンをクリックします。

→左の欄の該当するデータが変更されます。

9.        最後に、「差換え」ボタンをクリックして登録します。

「各種情報設定」のページの「出勤状況の確認」で「遠隔で確認する」にチェックが入っているとこのデータをサーバーに送ります。(「PCタイムレコーダー」では、設定したタイミングでこのデータが反映されます)サーバーに送信されましたら下のメッセージが出ます。

チェックが入っていない場合は、下のメッセージになります。

10.PCタイムレコーダー用の従業員リストが出来上がったら、それを利用してパート従業員管理システム用の従業員リストを作成します。

PCタイムレコーダー用従業員リスト(画像2)で「戻る」ボタンをクリックして「従業員情報」のページに戻ってください。

11.PCタイムレコーダー用の従業員リストが出来上がったら、下の画像のように、「従業員情報」のページの「パスとファイル名」の欄の上に、「PCタイムレコーダーに合せる」ボタンが現れます。

画像3

12.PCタイムレコーダーに合せる」ボタンをクリックしてください。

→下のようなダイアログが出ます。

13.「はい」ボタンをクリックします。

→左側のリストがPCタイムレコーダーの従業員リストと同じになり、下のメッセージが出ます。

   これで、従業員のリストが出来上がります。

14.既に、何らかの従業員リストをお持ちの場合は、それを利用することが出来ます。

通常はEXCELで作成されていると思いますので、EXCELファイルを例に説明します。

15.従業員名簿が入っているEXCELファイルを開きます。

続いて、従業員名簿のシート(ページ)を開きます。

通常のEXCELデータは、次のようになっていると思います。

画像4

16.最初に、データの中に半角のカンマ「,」を使っていたら他の文字に変更します。(EXCELデータをカンマ区切りのCSVファイルにしますので、区切り記号と文字のカンマが判別出来なくなる可能性がある為)

17.このXLSファイルをCSVファイルで保存します。メニューバーの「ファイル」→「名前を付けて保存」をクリックします。(下画像参照)

  →下のダイアログが開きます。

  ファイルを保存するフォルダを忘れないようにしてください。

18.ファイルの種類で「CSV(カンマ区切り)」を選択します。(下画像参照)

→ファイル名の欄のファイルの拡張子が「xls」が「csv」に変わります

19.「保存」ボタンをクリックします。

→下のメッセージが出ます。(これは、「CSVファイルは、複数のシートを保存できませんので、開いているシートだけ変換します」ということです。)

   「OK」ボタンをクリックします。

→続けて下のメッセージが出ます。(CSVファイルは、書式などテキストデータ以外のデータは保存されませんので、このようなメッセージが出ます)

 

20.「はい」ボタンをクリックします。

これで、従業員名簿のCSVファイルが出来上がりました。)

21.続いて、いま作成したCSVファイルを従業員作成のためのファイルに指定します。

画像3の「参照」ボタンをクリックします。

→下の画像が開きます。

先ほど作成したCSVファイルを探してクリックし、「開く」ボタンをクリックします。

→画像3の「ファイルとパス名」の欄にパスとファイル名が入ります。

22.画像3の「各データの位置」の「従業員名」の欄に、EXCELファイルで従業員名が何番目にあるかを入力します。画像4の場合は、2番目ですので「2」を入力します。

「能力給」のデータは無いので、「能力給」の欄は、空白にします。

23.続いて、画像3の「従業員情報の取り込み」ボタンをクリックします。

24.「はい」ボタンをクリックします。

→左側のリストにEXCELファイルの従業員名が入り(下左画像参照)、下右のメッセージが出ます。

  

25.上左画像のように、見出し部分も入りますので、上記6項を参照して削除してください。

これで、従業員のリストが出来上がります。

26.後で、それぞれの従業員に能力給を設定してください。