そらプランズ

 

パート従業員管理システム24

 

24時間営業対応版

 

 

 

システム製作理由

 

    従業員の確保は、どこのお店でも苦労されていることと思います。どうしたら必要な従業員を確保できるのか?これは、なかなか難しい問題ではあります。ここに、そのひとつの方法として、「出られる人に、出られる時間帯だけ出て貰う。」という方法をご提案いたします。

    でも、これを採用するとなるとつぎのような問題が発生します。

1.  仕事を細分化しなくてはならない為、予定表(シフト表)を作成するのがたいへんになる。

2.  勤務時間の変更やシフトの変更・従業員の交代などが頻繁になる。

3.  忙しい曜日や時間帯、従業員に不人気な曜日や時間帯などがあるため、従業員に不公平感が生じないように、曜日や時間帯で、細かく時給を設定しなくてはならない

4.  したがって、給料計算がたいへん面倒だ。

    でも、ご安心ください。この「パート従業員管理システム24」なら、これらの問題が一挙に解決します。

    しかも、売上げや客数が入力でき、曜日別・月別の売上合計や一日平均売上げ、客数や客単価がグラフで表示されますので、お店のお客の傾向などが把握でき、今後の営業戦略に役立てられます。

    その上、24時間営業に対応ですので、どんな職種でも大丈夫です。

 

 

 
 


 

製作 そらプランズ

 

(特徴)

 

    このシステムでは仕事を細分化し、仕事の内容とその勤務時間をセットにして管理します。そのセットのことをここでは「シフト」と呼びます。シフトは20通りまで設定でき、それぞれのシフトには、1つの休憩時間(無くても良い)を設定できます。お店を運営する上で必要とするシフトに、もれなく従業員を割り当てることで、1日の仕事の予定表が完成します。そして従業員がそのシフトを守ることで問題なくお店が運営されることになります。

    従業員の個人的なスケジュールは、ほとんどが曜日によって左右されます。したがって、ここでは1〜5週間までの曜日による基本的なシフト表を作成して置き、そのシフト表を基にして各月のシフト表を自動で作成します。

    もちろん、各従業員が勤務できない曜日や時間帯は、基本シフト表を作成する前に、自動的に表示されますので、そこを避けてシフトを埋め込むことになります。また、毎月の休暇希望日・有給休暇は前もってシフト表に登録でき、しかも、シフト表の自動作成時にシフトと休日が重なるとエラー表示されますので、ミスの無いシフト表を作成することができます。

    さらに、シフトの変更や取消もクリックひとつでできますので、パソコンに不慣れな方でもすぐにシフトを組むことができるようになります。

    パートやアルバイトでは、途中で従業員が追加されたり、辞めたりするのは日常茶飯事です。基本シフト表で辞めた従業員のシフトを削除し、追加された従業員のシフトを追加しておけば、日付を指定するだけで、その日付以降のその従業員だけのシフトを追加したり、削除したりできます。

    1日にひとりの従業員に2つまでのシフトを割り当てられます。(1日を午前の部・午後の部と分けてシフトを組んだり、シフトを細かく区切ったりする場合、ひとりの従業員が2つのシフトをこなす場合も出て来ます。)

    通常、仕事の内容や従業員の経験度などにより報酬額は変わります。ここでは、これを「能力給」と呼びます。能力給は20通りまで設定することができます。

    さらに、夜間や休日など従業員が確保しづらい時は報酬額を増やしたりする必要があります。ここでは、それぞれの能力給を、平日・土曜日・日曜日・祝日別々に、全ての時間帯について15分単位で5段階に変えることができます。(1日の中で、ひとりの従業員に5段階の時給を設定できます。しかも、4つの曜日別にできますので、さらに細かな設定ができます。)

    付属の「PCタイムレコーダー24」を使用して、従業員のタイムカードを電子化することができます。(従業員の打刻で、直接出退社時間がパソコンに入力されますので、タイムカードを基に、パソコンに時間を手入力する必要もありません。)

    この出退社時間は、月別・従業員別にCSVファイル(テキスト)で保存されますので、そのデータをいろいろなものに利用することができます。

    PCタイムレコーダー24」のパソコンがインターネットに繋がれば、どこからでも携帯電話やインターネットで従業員の出退勤状況がリアルタイムで確認できます。(他人に見られないようにパスワードを設定します)

    さらに、この「パート従業員管理システム24」のパソコンがインターネットに繋がれば、どこからでも各日の各従業員の勤務予定と実際の勤務時間をタイムチャートで見ることができます。特に、現時点での従業員の出退勤状況がリアルタイムで見られますので、現場の人的問題をいち早く把握することができます。

    また、「PCタイムレコーダー」に表示させる従業員のリストや打刻データを、どこからでもこの「パート従業員管理システム24」で変更することができます。

    タイムカードだけを頼りに給料計算するのは、あまりにも従業員まかせです。しかも、結果だけしか判りませんので、問題点も見逃してしまいます。問題点というのは、予定と結果の差ですから、その差をきちんと掴まなければなりません。このシステムは、早退・遅刻・欠勤・残業・入替りなどによる予定勤務時間と実際の勤務時間のアンマッチを表示します。目で確認しながら勤務時間あるいは打刻時間等を変更することになります。ここでは、給料計算は、勤務時間を基に計算します。タイムカードは、従業員が予定通りに勤務したかどうかのチェックのためだけに使用されます。

    勤務時間のアンマッチがある場合、タイムカードの出社・退社時間や実際の打刻記録(取消や変更分も表示されます)および勤務時間帯(シフト)が並べて表示されますので、確認しながらワンタッチで楽にマッチングさせることができます。

    残業代の登録も、各従業員が残業した日の予定時間と実際の打刻時間がタイムチャートで自動的に表示されますので、割増金(無しでも可)または割増率を設定しておけば、目で確認しながらマウスのみでワンタッチでできます。

    「大入り」などで、特定の日だけに手当を出したり、時給を変えたりする場合でも、その日に出勤した従業員だけが表示でき、さらにそれぞれの予定時間と実際の打刻時間がタイムチャートで表示されますので、目で確認しながらワンタッチでその日の報酬額だけを変更することができます。

    各種技能による手当なども、従業員ごとに設定しておけるので毎月自動的に給料に反映されます。

    所得税・厚生年金・介護保険・健康保険・雇用保険(加入する場合)なども自動計算し、従業員一人ひとりの給与明細書が印刷できます。給料明細には、各日の時給(時給が違う場合はそれぞれ別々に)と勤務時間も表示されるので従業員に対しても納得の行く信頼される給料明細書になります。

    1日に2回までの売上げ報告をすることができます。その報告を基に、曜日ごとの前後半別・一日平均および総売上げや月毎の前後半別・一日平均および総売上げをグラフで見ることができますので、今後の経営戦略に役立てられます。

    簡単操作のバックアップツールも備わっていますので、バックアップを取っていれば、万が一、パソコンが壊れても被害を最小限に食い止められます。

    万が一、エラーが発生した場合、送信ボタンをクリックしていただければ、エラーを起こした時のデータとエラー内容が当方に送られてきますので、速やかに原因を調査してお答えすることができます。

    プログラムのバージョンアップもボタンひとつで、だれにでも簡単に行えます。

 

(注意事項)

 

    このシステムでは、時間はすべて15分単位または30分単位(選択)で処理します。

    シフトの勤務時間が翌日にまたがった場合、そのシフトは、そのシフトが始まる日のシフトに属するものとします。

    このシステムは、従業員は30名までの事業所でご利用できます。

    マイクロソフトのEXCELがインストールされている必要があります

    このシステムは、レンタルとなります。有効期限の入ったキーを手に入れることにより利用することができます。このシステムは、こちらのホームページ(http://www.soraplans.com/soft.htm)で体験版が入手できます。自由にダウンロードしてお試しください。(ボリュームが大きくて、すべての説明書をご用意できませんでした。現在、大急ぎで作成しております。作成できたものから順次アップロードしておりますので、時々ホームページでご確認ください。)

    Windows 2000, XP, VISTA 以外のOSでは、リソースが不足します。

 

 

(導入にあたって)

 

このシステムでの給料計算までの主な流れを説明しますと、つぎの4つになります。

1.仕事の割り振り

いろいろな仕事を従業員に割り振りします。(シフト表または、予定表の作成)

これを楽に行えるようなツールを準備しております。

2.タイムカードのデータ収集

従業員の実際の出退勤情報を集めます。これは、添付の「PCタイムレコーダー」を使って自動で収集します。

3.怠勤状況の把握

予定の勤務時間と実際の勤務時間のマッチングを調べ、計算用の勤務時間(ほとんどは予定と同じ。ミスマッチ部分だけを変更)を作成します。遅刻・早退・欠勤・残業・作業者の交代など予定通りに行かないことが結構多いものです。このシステムでは、ミスマッチ部分を自動で調べ、ミスマッチ部分の予定と実際の時間を並べて表示します。それを確認しながらワンタッチでマッチングさせることができるようになっています。

4.給料計算

上のマッチングが終われば、後はワンクリックで自動計算します。給与明細書も自動で作成されます。

 

さて、流れはご理解頂けたと思いますが、この中で「PCタイムレコーダー」だけは、作業者が実際に出退勤する場所に置かなくてはなりません。一方、給料計算のパソコンを置く場所は、業種や会社の規模、あるいは経営者の考え方などの違いにより、まちまちです。しかし、パソコンでのデータ処理の立場から見ると次の3通りだけとなります。

1.同一のパソコンで「タイムレコーダー」と給料計算を行う。

2.それぞれ、別のパソコンで行うが、同じ建物の中にあるので社内LANで繋ぐ(LANといっても、2つのパソコンだけを繋ぐのであれば、クロスのLANケーブル1本[数100円]だけで構築できます。)

3.それぞれ、全然別の場所に置く(物理的にケーブルで繋げない場所で、世界中どこでも同じ。ただし、インターネットが必要です。)

 

もし、上記の1番の同一のパソコンで処理される場合や2番のLANで繋ぐ場合には、セキュリティ(従業員に他の従業員の情報を見られないようにする)のために、「付録(データの共有方法)」を参照してください。

 

(注意)初めての方で、これから従業員のリストを作成される場合は、「パート従業員管理システム」の中で、「PCタイムレコーダー」の従業員リストを作成できますので、「パート従業員管理システム」の「準備作業」を先に行ってください。

 

(はじめに)

 

このシステムを初めて起動させる時、パソコンの設定によっては次のような表示がでます。

@    MS EXCELのセキュリティの設定が「高」の場合

この場合、「OK」ボタンをクリック、次の方法でセキュリティを「中」にしてください。

1.ツルーバーの「ツール」をクリックし、プルダウンメニューで「マクロ」をクリック、さらに「セキュリティ」をクリックします。(下図参照)

→次のようなダイアログが開きます。

 2.「セキュリティ レベル」タグをクリックして、中(矢印)をクリックし、「OK」ボタンをクリックします。

 3.いったん、右上隅のバッテンをクリックします。

   (右図参照)

   →保存するか尋ねるので、「はい」ボタンをクリックします。

   →EXCELが閉じます。

 4.再度、起動させてください。

   →下のようなメッセージが出ます。下へ進んでください。

A    MS EXCELのセキュリティの設定が「中」の場合

 「マクロを有効にする」をクリックします。

  →次の準備作業に移ります。

 

( 準備作業 )

 

初めて、このシステムをご使用になる場合は、起動時に、次のようにこのプログラムを置くフォルダを尋ねられる場合があります。

OK」ボタンをクリックすると次のページが開きます

画像0

「参照」ボタンをクリックしてそのフォルダを指定してください。

指定したフォルダで必要なファイルが見つかりますと次のメッセージが出ます

OK」ボタンをクリックすると各データファイルを読み始めます。しばらくお待ちください。

準備が整いますと画像1のようなメニュー画面が表示されます。

最初に、給与計算に必要ないろいろな設定をします。

画像1

 

 

1.      勤務時間帯(シフト)の設定(必要な仕事に名称を付け、その時間帯を設定します。)

    「各種情報設定」ボタンをクリックします。

→画像2が開きます。

画像2

    勤務時間帯(シフト)を設定します。一番左の欄に、みんなが判る適当なシフト名(例えば。早番とか遅番など)を記入し、休憩前の勤務時間の始まりと終わり・休憩後の勤務時間の始まりと終わりをセットしてください。勤務時間内に休憩が無い場合は、休憩の前に終わりの時間を入れてください。

    また、全体の勤務時間と開始時間を入力します。(勤務する可能性のある時間帯)

これは、タイムチャートを表示する時に使用します。タイムチャートの始まりは開始時間となり、この勤務時間以外はグレー表示となります。(下図参照)

 

2.      休業日の設定

    画像2の右側に画像3のような項目があります。

画像3

    毎週休みの場合、曜日の欄だけをセットし、第の欄は空白にします。毎週でない場合は、それぞれ別々に設定します。

    定休日に当る曜日でも、祝日だったら例外的に営業する場合は、「祝日の日は休まない」にチェックを入れます。

    逆に、祝日は常に休みの場合は、祝日にチェックを入れます。

    ここでは、毎月定期的に休業する日だけを設定します。創業記念日・社員旅行などで臨時休業する場合の設定や定休日返上で営業する場合は下の18項のところで設定します)

 

3.      給与計算の〆日の設定(画像3参照)

    ここでは、〆日の代わりに、始まりの日を「開始日」に設定してください。

PCタイムレコーダー」の設定と合わせてください。

4.      PCタイムレコーダーを置いてあるパソコン・フォルダ」の設定

●(導入にあたって)のところで説明してあるように、「PCタイムレコーダー」とこのシステムを同じパソコンで処理する場合は、そのファイルを指定します。LANで繋ぐ場合は、そのパソコン名も含めたファイル名を指定します。

●そのフォルダを探す場合は、「参照」ボタンをクリックして探してください。

画像4

●遠隔で管理する場合は、「PCタイムレコーダー」から取り込んだデータを保存するためのフォルダになります。(画像4の「遠隔で確認する」にチェックを入れると「フォルダ」画面で設定したフォルダが自動的にセットされます。)

5.      時間の最小単位

    給料計算をするための作業時間の最小単位を設定します。この設定時間以内はこの時間に丸められます。「15分」「30分」のどちらかをお選びください。(画像4参照)

6.      遠隔での管理設定

    「導入にあたって」の、3のインターネットで繋ぐを選択する場合は、画像4−2の出勤状況の確認で「遠隔で確認する」にチェックが入れてください。

    この場合は、サーバーを介して情報をやり取りすることになります。サーバーはご自分のサーバーを使用することができます。ご自分のサーバーをご使用になる場合はホストの情報の欄に、「ホスト名」「ID」「パスワード」を入力してください。ご入力が無い場合は、自動的に「そらプランズ」のサーバーを利用します。

    ご自分のサーバーをご使用になる場合は、サーバーに「/data/xxxxxxxx」のディレクトリーを作成してください。(xxxxxxxxは、メニュー画面〔画像1〕の右上のID〔8桁の数字〕になります。)

    passiveモードで行う場合は「passiveモードにする」にチェックを入れます

(当社「そらプランズ」のサーバーでは、必要ありません)

    サーバーとの接続でタイムアウト時間を設定する場合は、タイムアウトに秒数を入力してください。未入力の場合は、120秒になります。

    ファイアーウォール経由の場合は、proxyhost、ユーザー、パスワードを入れます。

7.      時間帯別時給のセット(土曜・日曜・祝日・平日、それぞれ別々に1日の全時間帯を15分単位で、細かく時給の設定ができるようになっています。この時間帯の設定は、一律で、全ての従業員に適用されます。)

●メニュー画面(画像1)で「時給情報設定」ボタンをクリックします。

→ 「時給情報設定」のページが開きます。(画像5参照)

画像5

(注意)画像2の勤務時間をセットしてあると、勤務時間以外は濃いグレーとなります。(画像6参照)

    1日の全時間帯を15分単位で、AからEまでの5通りの時給を設定することができます。まず、時間帯をセットします。例えば、画像7のAからEのうちEをクリックすると、画像5の左側のコンボボックスがEになり、横の色もEと同じ色になります。

    この状態で、Eの時間帯をセットします。Eの始まりのところと終わりのところをクリックします。その間がすべてEとなり同じ色になります。(はじめとおわりの間が空白の時のみ)

    取り消す場合は、空白の項をクリックして画像5の左側のコンボボックスを空白にしてから、取り消す場所をクリックしてください。

    すべての勤務時間を、AからEまでの文字で埋めてください。(画像6参照)

画像6

  これらは、平日・土曜・日曜・祝日別にそれぞれ設定できます。

  なお、他の曜日と同じ設定の場合は、「XXと同じ」ボタンをクリックすると同じデータが自動的に入力されます。

    次に、各等級の時間帯別時給を設定します。画像5の下側に画像7のような表があります。等級の項目には、適当な等級名を入れます。

画像7

●平日の表の「等級」の欄に等級名を入れますと、土曜・日曜・祝日の表には自動的に同じ等級名が入ります。この等級は能力給で20種類を設定することができます。

    AからEの欄に各等級別の時間帯の時給を入力します。これを平日・土曜・日曜・祝日別に入力します。

 なお、他の曜日と同じ設定の場合は、「XXと同じ」ボタンをクリックすると同じデータが自動的に入力されます

 (すべての従業員がこの20種類の能力給の等級のいずれかに属することになります。この等級は、時給だけに関係します。職種が異なっても構いません。職種は、シフトで区別します。)

8.      有休手当ての設定

    有給休暇を支給する場合、有休を取った時の日当を画像7の「有休時の日当」の欄に等級別に設定します。

9.      祝日の設定

●これは、必要な時に自動的に設定されますので飛ばしても構いません。手動で追加する必要がある場合は下をご覧ください。また、法律で祝日が変更になった時は、次のように変更してください。

    メニュー画面(画像1)で「祝祭日セット」ボタンをクリックします。

→ 「祝祭日設定」のページが開きます。(画像8)

画像8

    年・月をセットするとその年月のカレンダーが表示されます。その年月の祝祭日が未設定の場合は、自動的にセットされます。(気にする必要はありません)

    手動で祝日をセットする場合は、その日をクリックするだけでセットされます。祝日に設定されると右側のリストに追加されます。また、カレンダーは、赤文字になります。

    もう一度クリックすると、すなわち赤文字の時にクリックすると右側のリストから削除され、カレンダーも黒文字になります。

    法律で祝日が変更になった場合は、右側の祝日基データの白色の欄を変更してください。新しく祝日データを作る時に反映されます。

 

10.  PCタイムレコーダーの従業員リストの作成(「従業員の登録方法」のマニュアルも参照してください。)

PCタイムレコーダー24」の従業員リストをここで作成することができます。

    「従業員情報」ページの左下の「PCタイムレコーダー用従業員リストの編集・変更」ボタンをクリックします。(下図参照)

  →下図のような画面が開きます。

    従業員を新しく追加する場合は、「新従業員名」の欄に追加する従業員名を入力します。(打刻する時、パスワードを入力してもらう場合はパスワードをここで設定できます。パスワードは後で設定することもできますので、ここは空白でも構いません。)

    「追加」ボタンをクリックしますと下のようなメッセージがでます。

    OK」ボタンをクリックしてから、左側のリストの挿入したい場所をクリックします。そこに、既に従業員名がある場合は、それ以降の従業員をひとつずつ下にずらしてからそこに割り込ませます。空白欄の場合は、一番上の空白欄にセットします。

    既にある従業員名を削除する場合は、リストの従業員名をクリックします。右側の従業員名の欄に指定した従業員名が入りますので、確認してから「削除」ボタンをクリックしてください。

    従業員名を他の欄に移動させる場合は、同じように従業員名をクリックして、「移動」ボタンをクリックします。

→下のようなメッセージがでます。

 「OK」ボタンをクリックした後、追加の場合と同じように挿入する場所をクリックします。

    従業員名を変更する場合は、同じように従業員名をクリックします。「新従業員名」の欄に新しい従業員名を入力し「変更」ボタンをクリックします。

    入力が終わったら、「差換え」ボタンをクリックします。

→画像4で「遠隔で確認する」にチェックが入っていると下のようなメッセージがでます。(遠くにある「PCタイムレコーダー24」の従業員リストを変更するために、サーバーにファイルを送ります」)

 →画像4で「遠隔で確認する」にチェックが入っていない場合は、下のようなメッセージになります。

    終わったら「戻る」ボタンで「従業員情報」のページに戻ります。

11.  従業員の登録。

    メニュー画面(画像1)で「従業員情報」ボタンをクリックします。

→ 「従業員情報」のページが開きます。

    従業員名の入ったEXCELファイルがある場合は、そのファイルを適当なファイル名を付けてCSVタイプで保存します。

    11の「従業員リスト」で作った従業員ファイルを使う場合は、それを指定します。画像9の「PCタイムレコーダーに合せる」ボタンをクリックします。

(注意)最初は、この「従業員リスト」のファイルが使えますが、基本的には別物です。従業員は常に流動的です。「従業員リスト」は現在出勤して来る(打刻する)従業員のリストです。ここでの従業員情報の従業員リストは、給料計算のためのリストです。給料は後で計算されますので、既に辞めてしまっている従業員も含まれる時があります。

    ファイルが無い場合は、EXCELで1列目に従業員名を入力したワークシートを作り、適当なファイル名を付けてCSVタイプで保存します。

    作成した従業員(CSV)ファイルのパスとファイル名を「パスとファイル名」に入力します。(画像9参照)

    パスとファイル名を探す場合は、「参照」ボタンをクリックして下の画像を表示させて探してください。該当するファイルをクリックして「開く」をクリックしますと「パスとファイル名」に自動的に入力されます。

    その従業員(CSV)ファイルの何番目(カンマ区切り)に、従業員名があるか、さらに何番目に等級があるかを調べて「従業員名データの位置」に数字を半角で入力します。(画像9参照)(「従業員リスト」の場合は、従業員名は1ですが、等級は無いので3としてください。2はパスワードで使用しています。)

    「フォルダとファイル名」と「従業員名データの位置」が入力できたら「従業員名の取り込み」ボタンをクリックします。

→左側の氏名の欄に従業員名がセットされます。(画像10参照)

(氏名の欄に従業員がセットされますと、各ページの従業員の項に従業員が表示されるようになります。)

    従業員を手動で追加する場合は、画像9の従業員名の欄に氏名を入力し、「従業員の追加」ボタンをクリックします。次のような追加する場所を尋ねるメッセージが出ますので、挿入する場所をクリックします。指定した場所以降の従業員名は1つずつ下にずれます。

    従業員を削除する場合は、画像10の左側の従業員のリストから該当する従業員をクリックします。

→右の従業員名の欄に従業員名が表示されます。削除してよいか?たずねるメッセージがでますので「OK」をクリックします。

    既に、作成済みの勤務表に途中で従業員を追加する場合は、画像13のところで従業員名を選択し「従業員の追加」ボタンをクリックして追加します。

画像9

 

12.  各従業員の「時給の等級(能力級)」の設定

    各従業員名の横にあるコンボボックスをクリックし、該当する等級をクリックして選択します。(コンボボックスで表示される等級は画像7で設定されたものです)

    すべての従業員の等級を設定し、そのデータをファイルで保存しておきたい場合は、画像9で「従業員ファイルの保存」をクリックします。ここで、従業員ファイルの何番目に能力級を入れるかを指定します。(ファイルを書き換えますので、使っていない列を探してセットしてください)

13.  各従業員の出勤できない曜日のセット。

画像10

    「従業員情報」ページの上部(画像10)の左側の該当する従業員の曜日(枡)をクリックします。

→右側の氏名の欄に該当する従業員名が入ります。また、該当する曜日が緑色に変わります。

(右側で直接従業員を選択し、曜日をクリックしてもよい)

    その日が全日出られないのか、あるいはある時間帯だけ出られないのかを設定します。全日にチェックを入れるか、あるいは時間をセットして「勤務できない時間帯の登録」ボタンをクリックします。

    取り消す(削除)場合は、該当する場所を選んでから、「取り消し」ボタンをクリックします。

14.  給与計算用データ設定

    メニュー画面(画像1)で「計算用データ」ボタンをクリックします。

→画像11−1が開きます。

    毎月何らかの手当を支給する場合は、手当1・手当2の欄に金額を入力します。また、手当1・手当2の名称も変えられます。(突発的な手当・毎月の金額が変わるような手当は、その都度、給与明細の支給欄の真ん中の行に名称(上の段)と金額(下の段)を入力します。

(ここでは毎月決まった額を支給するものを設定します。)

画像11−1

15.  社員コード・性別・配偶者・扶養数・年齢の設定

    社員コードと性別は計算には無関係ですが、社員コードは給料明細書に表示されます。性別は記録としてご利用ください。性別の入力は該当する枡をクリックすると「男・女・空白」が切り替わります。

    所得税の計算のために、配偶者の有無・扶養数・年齢を設定します。配偶者の入力は該当する枡をクリックして切り替えてください。(ここでいう配偶者とは扶養している配偶者であり、扶養に入っていない場合は0となります。)扶養数の欄には扶養者数を入力します。年齢は介護保険を採用する時に必要となります。

16.  交通費の設定

    画像11で交通費の欄に交通費を入力します。(交通費は、非課税なのでここで入力しなくてはなりません。)

    交通費を、給与とは別に支給する場合は、既払交通費にも同額の交通費を入力しておきます。(ここに入力しておかないとダブって支給することになります。)

17.  年次有休数の設定

    有休を支給する場合は、年次有休数の欄に入力します。

    年度の切り替わり時に、新しく発生する年次有休数を全員の有休残数に加算する場合は、画像11で「有休加算」ボタンをクリックします。

→下のメッセージがでますので良ければ「OK」ボタンをクリックします。

    ひとりの従業員だけを加算する場合は、それぞれの従業員の「有休残数」の欄をクリックします。

→下のメッセージがでますので良ければ「OK」ボタンをクリックします。

    有休残数から有休数を減らす場合は、年次有休数にマイナスの数字を入力してから「有休残数」の欄をクリックします。

→下のメッセージがでますので良ければ「OK」ボタンをクリックします。

標準報酬月額の設定

    画像11−1の右側に画像11−2があります。従業員を健康保険・介護保険・厚生年金のいずれかに加入させる場合は、標準報酬月額をセットします。標準報酬月額は数ヶ月ごとに見直しますので、大体の給与額を設定します。(介護保険の場合は、年齢の欄にも入力してください)

画像11−2

    該当する従業員の標準報酬月額の欄をクリックします。

@→すでに標準報酬月額に数字が入っている場合、下のメッセージが表示されます。

OK」ボタンをクリックすると、下のメッセージが表示されます。

A→標準報酬月額が空白の場合、下のメッセージが表示されます。

    OK」ボタンをクリックします。

→画像12が開きます。

画像12

    近いと思われる標準報酬月額をクリックします。

→画像11−2に戻り、選択した標準報酬月額が画像11のクリックした場所に自動入力されます。同時に健康保険料・介護保険料・厚生年金保険料も自動的に入力されます。(標準報酬月額は、定期的に見直しをすることになっています。変更する場合は、同じ方法で行ってください。)

18.  健康保険料・介護保険料・厚生年金保険料の設定

    健康保険料・介護保険料・厚生年金保険料は、上記の通り標準報酬月額を設定すると自動で設定されます。しかし、どの保険に加入するかは経営者が決めることです。画像11で標準報酬月額が設定されていると健康保険料・介護保険料・厚生年金保険料の欄をクリックすることにより、それぞれの保険に入れる(保険料が入る)か否(空白)かの設定を行えます。

19.  雇用保険の設定

    雇用保険を設定するためには、業種の指定が必要です。画像12で業種のコンボボックスの▼をクリックし、業種を選択します。

    雇用保険の額は、毎月の「課税対象額」により決定します。したがって、ここで設定するのは、雇用保険に入れるか否かの設定です。画像11で雇用保険の欄をクリックすることで入れる(有と表示)か否(空白)かを設定できます。

20.  保険料の変更

保険料は、たびたび変更されます。当社では、情報が入り次第、データを変更し、サーバーにそのデータを用意します。次の方法で、必要な時期に入れ替えをお願いします。(実施時期につきましては、厚生労働省のホームページでご確認ください。)

    メニュー画面で「保険用データ」ボタンをクリックします。

→次の画面が開きます。

   ●「保険料率データの更新」ボタンをクリックします。

→そらプランズのサーバーから新しいデータをダウンロードして、次のメッセージが出ます

    すべての従業員の標準報酬月額を再度設定し直してください。(実施時期にご注意ください。設定し直すとそれ以降の計算は新しい税率で行います)

もし、法律で保険料が変更されたのに、データが変わっていないことにお気づきになられましたら、ご面倒ですがメールにてご一報くだされば助かります。

これで、準備は終了です。

 

( 操作方法 )

 

21.  シフト表の作成。(シフト表の作成については別に説明書があります)

    メニュー画面(画像1)で「シフト表作成」ボタンをクリックします。。

→ 「シフト表作成」のページが開きます。(画像13参照)

画像13

    まず、基本シフト表を作成します。基本的に、一般的な生活は週のサイクルで繰り返されます。したがって、従業員が出勤できるか否かは、曜日や祝日によって大体決まります。また、毎週でなく第X週のX曜日が定休という場合などがありますので、基本シフト表は1〜5週間のいずれかの周期で作成できるようになっています。月度のシフト表は、基本シフト表の何週目からのデータを、作成するシフト表の何日からコピーするかを指定します。すなわち、指定された日と同じ曜日(指定された週の)から基本シフト表のシフトを自動で繰り返して割り当てていきます。

    最初に「基本シフト表」を作る場合は、画像13で「現在の従業員名簿に合わせる」と「基本シフト表を白紙にして作り直す」にチェックを入れて「基本シフト表の作成」ボタンをクリックします。

→白紙の「基本シフト表」(下図)が開きます。

画像14

    1週間でなく2〜5週と増やしたり減らしたりする場合は、スピンボタンをクリックします。

    シフトのセットは、次のようにします。例えば、田中花子さんの火曜日に「早A」のシフトを入れる場合は、左上隅のコンボボックス@で「早A」を選択します。

    次に、田中花子さんの火曜日の欄Aをクリックします。さらに、@で「遅B」を選択し、同じ欄Aをクリックすると「早A|遅B」の2つのシフトを設定できます。2つのシフトが設定されている時、もう一度クリックすると削除することができます。または、@で「空白」を選択してAをクリックしても削除することができます。また、表示されているシフトと同じシフトを続けてクリックすると削除できます。

    同じようにして、他の枡にシフトを埋めていきます。

    ここで、上の曜日の欄をクリックすると下図のようなにシフトがタイムチャートで表示されます。(これで、必要な時間帯に必要な職種・従業員が確保されているか?一目でわかります)

画像15

    ここでも、シフトのコンボボックスでシフトを選ぶことにより、シフトを変更することができます。

    「戻る」ボタンをクリックすると画像14に戻ります。(ここでは、上で変更したシフトが反映されているはずです。)

    従業員が辞めたりした場合、基本シフト表から削除したり、移動させたりできます。削除する場合は、画像14で従業員名をクリックします。

→下図のメッセージが出ます。

    削除する場合は、「はい」をクリックします。

    移動させる場合は、「いいえ」をクリックし、その従業員を置く場所をクリックします。(その場所以降の従業員は、一つずつずれます。)

    画像14で必要なシフトを埋め込んだら、「戻る」ボタンをクリックして戻ります。

これで、基本シフト表が出来上がります。従業員やシフトに変更が無い限り、基本シフト表は変更する必要はありません。

    次に、この「基本シフト表」を基に毎月のシフト表を作成します。ここでは、従業員の希望休暇日や有休日を前もってシフト表にセットしておきます。

    画像13で年月に間違いなければ、「作成・表示」ボタンをクリックします。

→下図のように白紙のシフト表が開きます。(下図の田中花子さんの24日のように勤務できない曜日などが設定してあれば、それも入力されているはずです。また、画像3で設定した定休日もセットされています。)

(注意)たとえ、データが未入力でもファイルが作成済みの場合、次からはそのファイルの内容を表示します。ファイルが未作成の時は、下図の「戻る」の横の「月度」が緑色をしています。これが赤色に変わっているとファイルがすでに作成済みであることを表します。(画像16参照)

ファイルを削除して、シフト表を作成し直す場合は、画像13で「シフト表を白紙にする」をクリックします。

  ●シフト表を作成する場合は、前もって、従業員の希望休暇日や有休日をセットしておきます。(左上隅のコンボボックスで、希望休または有休を選択し、該当する欄(枡)をクリックします。)そして、全員の希望休が出揃ったら次の方法でシフト表を作成します。

    画像13で@に〆日の次の日(開始日)例えば「21」日をセットし、「基本シフト表をコピーする」にチェックを入れ、週目に適当な「週」をセットし、「すべて変更する」のオプションにマークを入れ、「作成・表示」ボタンをクリックします。

→ 基本シフト表のデータが埋め込まれたシフト表(画像16)が開きます。

画像16

    基本シフト表(画像14)の祝日の欄に祝日用のシフトが設定してあった場合は、祝日にはそのシフトが入ります。設定してない場合は、通常の曜日のシフトが入ります。

    基本シフト表を割り当てた結果、シフト表の希望休や有休のところにシフトが入ってた場合は、そのまま戻ろうとすると次のようなエラーが出ます。

 シフト表を作らずに戻る場合は、「キャンセル」をクリックします。変更する場合は、「OK」をクリックし、その枡をクリックします。その人の休みを取り消すかあるいはシフトを取り消します。必要なら、そのシフトを他の人に割り当ててください。

    ここでも、日付か曜日をクリックすれば、画像15のように、その日の勤務時間がタイムチャートで表示されます。また、ここで、シフトの変更もできます。さらに、ここでは、シフトの入れ替えもできます。19項を参照してください。

    シフト表の作成には、もう1つの方法が用意されています。それは基本シフト表を使用しないで、実績を利用する方法です。すなわち、いままでのシフト表を繰り返し使うということです。

    「シフト表作成」画面(画像13)で、「日から」の欄に日にちをセットし、上の「過去□週間分のシフトをコピーする」に週間数をセットして「作成・表示」ボタンをクリックします。

  →指定した日以前の指定週間分のシフトがその日以降にセットされます。

    この方法を使う場合は、定休日などを考慮して、コピーする週間数などをいろいろ変えて、定休日や祝日とシフトの重なりなどを修正してください。

    シフト表が出来上がって、従業員に配るために印刷する場合は、シフト表の左上の「月」の枡をクリックしてください。

→下のメッセージがでます。

OK」ボタンをクリックすると全員の従業員の欄の色だけが白色になります。他のところは見易くする為に変りません。

(白色に変っても、次に開く時に元の色に戻ります)

22.  不特定の定休日(臨時休業日)の設定・定休日の取りやめ

    シフト表(画像14)の日にちの上の欄が空白の時、そこをクリックすると定休日になります。「定休」の時、クリックすると定休日の取り止めができます。

23.  従業員の交代(シフトの入れ替え)

    病欠や急用などで従業員のシフトを入れ替える場合は、画像13で交代する日付を選択します。

→画像15が開きます。

    まず、交代する従業員の一人(例えば、山田太郎さん)をクリックします。

→下のメッセージが出ます。

    入れ替えるもう一人をクリックします。これでシフトが入れ替わりますので、「戻る」ボタンをクリックして戻ります。

24.  従業員の追加・削除

    すでに出来上がっているシフト表に、途中で従業員を追加する場合は、メニュー画面(画像1)で「従業員情報」ボタンをクリックします。

→画像9が開きます。

    9ページにある方法で従業員を追加してください。

    画像13で「基本シフト表の作成」の「現在の従業員名簿に合わせる」にチェックを入れ、(「基本シフト表を白紙にして作り直す」には、チェックを入れないでください)「基本シフト表の作成」ボタンをクリックします。

    画像14の基本シフト表に追加した従業員の名前が入ります。

    ここで、基本シフト表のその従業員の欄にシフトを入れます。

    セットが終わったら、「戻る」ボタンをクリックして戻ります。

    画像13で、この従業員に何日からシフトを入れるかを決めて「日から」のところに日付をセットします。さらに、「基本シフト表の何週目からコピーするかを決めて、チェックを入れます。

    「追加・削除された従業員のみ変更する」にチェックを入れて「作成・表示」ボタンをクリックします。

→追加されたこの従業員のシフトのみが指定された日から追加されます。

(このとき、「追加・削除された従業員のみ変更する」の代わりに「右の従業員のみ変更する」にチェックを入れ、従業員の欄でこの従業員を選択しても良い)

    従業員が辞めて、シフト表の途中からシフトを削除する場合は、9ページで従業員を削除し、上の追加と同じように「基本シフト表」からも従業員名を削除して、追加と同じようにしてシフト表からその従業員のシフトのみを削除します。

    基本シフト表である従業員のシフトを変更して、すでに出来上がっているシフト表のその従業員のシフトのみを変更する場合は、画像13でこの従業員の何日からのシフトを変更するかを決めて「日から」のところに日付をセットします。さらに、「基本シフト表の何週目からコピーするかを決めて、チェックを入れます。「右の従業員のみ変更する」にチェックを入れ、従業員の欄でこの従業員を選択して「作成・表示」ボタンをクリックします。

25.  シフトを追加・削除する

    すでに出来上がっているシフト表のシフトを変更したい場合は、画像16で直接変更します。

 

26.  人件費の予算計算

    シフト表が出来上がると、すぐに人件費の予算が計算できます。

    メニュー画面(画像1)で「給与計算」ボタンをクリックします。

→画像17が開きます。

 

画像17

    人件費の「予算」ボタンをクリックします

→画像18が開きます。これで、この月の人件費の予算がわかります。

 (予算は、シフト表だけで計算します。従業員を選択してから「予算」ボタンをクリックしますと、その従業員だけの予算が表示されます。)

 (画像18で、日付をクリックすると、その日の従業員の予定勤務時間がタイムチャートで表示されます。既に出退勤のデータがある場合は、実績の勤務時間も表示されます)

画像18

 

27.  遅刻・早退・欠勤の登録

    メニュー画面(画像1)で「給与計算」ボタンをクリックします。

→画像17が開きます。

    いろいろな理由により、勤務予定と実際とは合致しなくなります。遅刻・早退・欠勤などがあった場合は、タイムカードと勤務時間(シフト表)とがミスマッチになっているはずです。したがって、画像17で「チェック開始」ボタンをクリックして調べます。

@→遅刻があった場合は、下記のメッセージが出ます。

    OK」ボタンをクリックすると、画像19に不一致となった従業員名、日付、タイムカードの時刻、勤務予定時間(シフトの時間)は表示されます。

したがって、どういう理由で不一致になっているかが一目でわかります。

画像19

→この場合、左側のタイムカードと下の勤務時間を見れば、23分遅刻していることがわかります。

    変更は右側で行います。遅刻が確認でき、遅刻として記録する場合は、右の遅刻のチェックボックスにチェックを入れます。

→右の変更後の勤務時間の出社が自動的に変更されます。

(タイムカードの出社打刻から次の15分または30分単位の時間がセットされます。上記のように13時23分の場合は13時30分になります。)この時刻以外の時刻をセットする場合は、直接入力します。(このシステムでは、タイムカードの打刻以外はすべて15分(または30分)単位です。15分(30分)単位以外の入力は出来ません。)

A→早退があった場合は、次のようなメッセージが出ます。

画像19−2

    OK」ボタンをクリックします。

→画像19のようにタイムカードと勤務時間が表示されます。

    遅刻の場合と同じようにして早退を登録してください。

B→出社または退社の打刻を忘れた場合、次のようなメッセージが出ます。

画像19−3

    OK」ボタンをクリックします。

→画像19のようにタイムカードと勤務時間が表示されます。

    予定通りに勤務していることがわかっている場合は、画像19で「勤務時間に合わせる」ボタンをクリックします。

→タイムカードの打刻漏れのところに自動的に時間が入ります。

    予定通りでない場合は、「タイムカードを編集」ボタンをクリックします。

→画像20が開きます。

    該当する出社・退社の欄に時刻を入力し、「変更」ボタンをクリックしてください。

C→出退社両方の打刻が漏れていた場合は、次のようなメッセージが出ます。

画像19−5

●「OK」ボタンをクリックします。

→画像19のようにタイムカードと勤務時間が表示されます。

(タイムカードの打刻漏れには、いろいろなケースがあり、それぞれ対処方法が異なります。)

>欠勤の場合

    遅刻の場合と同じようにして欠勤にチェックを入れて欠勤を登録してください。

>いろいろな用事で従業員同士がシフトを入れ替わったりすることがよくあります。計算する前に判っている場合は、17ページの19項のようにシフトを入れ替えればよいのですが、連絡漏れなどで、本来勤務すべき従業員の打刻が漏れていた場合は、シフトを取り消さなければなりません。(当然、もうひとりの方は追加になります)

    画像19で「シフトを削除」ボタンをクリックします。

>両方の打刻を忘れたり、パソコンの故障などで打刻ができなかった場合

    勤務時間通りと判っており自動入力するなら、「タイムカード自動打刻」ボタンをクリックします。タイムカードの打刻もれのところに、自動的に時間を書込みます。(自動打刻は、勤務時間を基に打刻漏れのところのみ入力します。すでに打刻済みの場合は、下の方法により手入力で変更してください。)

    打刻時間を手入力する場合は、「タイムカードを編集」ボタンをクリックし、画像20でタイムカードの該当する場所に時刻を入力します。

 →Dお客さまが少なかったら予定より早く切り上げたり、逆に混んでいたら残ってもらったりと柔軟に対応する事例もあります。

 この場合、当然あちこちで予定勤務時間とタイムカードが合わなくなり、早退(画像19−2)や次の様なメッセージが出ます。

画像19−6

    このような場合、早退や残業にしないで、働いた分だけ給料を払うことが多いかと思います。(残業を付けるかどうかは経営者が決めます)

    タイムカードの時間通りに勤務したとする場合は、早退表示(画像19−2)の場合は、「OK」ボタンを、時間オーバーの表示(画像19−6)の場合は「キャンセル」ボタンをクリックします。(そのままで、変更しないということ)

→タイムカードの時刻と勤務時間が画像19にセットされます。

    そして、どちらの場合も「タイムカードに合わせる」ボタンをクリックします。

 →どちらの場合も、勤務時間をタイムカードに合わせた時間に自動で変更します。

 (注意)給料計算は、あくまでも勤務時間で計算します。残業時間も勤務時間に対してのものです。タイムカードは、単に「勤務時間通りに勤務したかどうか。残業したかどうか。」の確認のためのものです。タイムカードを基に給料計算をするというのは、勤務時間を従業員が決めるのと同じことです。

 もし、タイムカードに合わさないで、超過した分を無視する場合、画像19で「残業にはしない」ボタンをクリックします。超過した分に残業手当を付ける場合は、画像19で「タイムカードを編集」ボタンをクリックし、タイムカード画面で残業時間を設定します。

 →E休日にも拘らず、タイムカードに出退社時刻が打刻されていると、残業とみなし、次のようなメッセージが出ます。(出勤日の場合はいくら残業しようとも残業申請しない限り残業とはみなしません。残業として認めるかどうかは、責任者が決めます。休日に出勤した場合は、責任者の要請によるものと判断しています。)

画像19−7

    OK」ボタンをクリックします。

→画像19のようにタイムカード時間が表示されます。

    「タイムカードを編集」ボタンをクリックします。

→画像20が開きます。

    該当する欄に、残業時間を入力し、「変更」ボタンをクリックします。

    休日出勤そのものを勤務として認めない場合は、0を入力してください。

    通常の勤務扱いとする場合で、タイムカード時間通りとする場合は、「タイムカードに合わせる」ボタンをクリックします。勤務時間を手入力する場合は、「勤務時間(変更後)」の欄に勤務時間を入力して「勤務時間を変更」ボタンをクリックします。その勤務時間がどれかのシフトの時間と同じ場合は、「シフトを変更」ボタンをクリックして画像15の画面でシフト表を変更(追加)することができます。(変更後「戻る」ボタンで保存されます)

E→タイムカードで残業申請しているにも拘らず、残業代がセットされていない場合はチェック時に下のようなメッセージがでます。(残業の時間は、勤務時間には含まれません。したがって、残業手当として別に支給することになります。)

画像19−8

    「はい」ボタンをクリックします。

→画像21が開きます。

    「26.残業代の設定」を参照して、残業代を登録してください。

28.  タイムカードの出社・退社打刻時間の変更

    従業員が間違って打刻した場合など、タイムカードを直接変更する必要があります。

    メニュー画面(画像1)で、「タイムカードの編集」ボタンをクリックします。

→ 画像20が開きます。(情報は、入っていない)

    タイムカードを変更したい従業員を選択します。(▼をクリック)

→その従業員のタイムカードが開きます。

    直接書き換えて、「変更」ボタンをクリックします。

29.  残業時間の変更

    通常、残業はPCタイムレコーダーで従業員自身が残業申請します。しかし、申請を認めるかどうかは管理者が決めますので、管理者が申請したり、変更したりすることができます。(従業員は当日以外の残業時間を変更することはできません。従業員の申請忘れや後日残業にすると決定した場合など、管理者が申請する必要があります。)

    画像19で「タイムカードを編集」ボタンをクリックします。

→画像20が開きます。

    残業時間を申請したり、時間を変更したりする場合は、該当する枡に残業時間を入力し「変更」ボタンをクリックします。シフトによる勤務時間を確認したい場合は、該当する日付か曜日をクリックします。

→ 画像20の左側の勤務時間の欄に表示されます。(この勤務時間は遅刻・早退・欠勤などの登録した場合は、変更後の時間になります。)

さらに、該当する従業員のその月度の打刻記録が左下の打刻履歴の欄に表示されます。ここには、間違って打刻したもの(訂正する前の打刻)や打刻し直したものなどすべて記録されています。参考にしてください。

30.  残業代の設定

    メニュー画面(画像1)で「残業代セット」ボタンをクリックします。

→画像18が開きます。

画像20

    「未セットの残業を探す」ボタンをクリックします。

→残業時間が申請されているにも拘らず、残業代が未設定のものが表示されます。(画像19参照)

画像21

    これは、勤務した日の勤務時間帯を表します。紺色の部分がシフトによる勤務時間です。赤色がタイムカードとシフトの勤務時間とのアンマッチ部分です。この赤色の時間のどこかで残業したことになります。

    残業代は会社により計算方法が異なりますので、直接入力できるようになっています。赤色の時間帯の分の欄の色と左側の時給表からその時間帯の通常時の時給が分かりますので、それを参考にして残業代を決定します。

    ただし、残業代も自動的に計算するツールを備えています。残業時間を通常と比べて何%かの割増しにするのか?あるいは15分当りいくらか上乗せするのか?を決めておくと、自動で計算します。(15分当たり10円の上乗せの場合、画像19のように1時間あたりでは40円増しになります。ただし、ここでは、時間が1.5時間(勤務時間前と後ろを合わせて)となっており金額が1.5時間分となっています。したがって、上の図の赤色時間帯を参照して、実際の残業時間になるように▲・▼で不要な時間を削っていき。残業時間と一致するようにします。

    時間がマッチし、この金額でよい場合は、「決定」ボタンをクリックします。

    残業代設定済みの残業も含め、すべての残業代を確認する場合は、画像18で氏名の欄で従業員を選択します。

をクリックしてください。(をクリックするたびに、その従業員の残業情報が1つずつ表示されます。)

31.  特別手当の設定

    特別な日(元旦など)や大入りの日などに、その日限定の特別な時給を設定したい場合があります。

    メニュー画面(画像1)で「特別手当」ボタンをクリックします。

→画像21−2が開きます。

画像21−2

    特別手当を出す日をセットし、「変更」ボタンをクリックします。

→氏名のコンボボックスにその日に出勤した従業員がセットされます。

    従業員を選択してください。

→その従業員の勤務した時間がタイムチャートで表示されます。同時に時間帯(A〜E)と時給が表示され、各時間帯の時間が右側に表示されます。

    まず、特別手当を次の3つの方法のうち、どの方法で計算するかを決めます。@直接時給を入れる。A等級の時給を基に割増する。B15または30分当りで加算金を出す。

    時間の増減を行い、右側の金額(計算結果)でよければ、「この金額を特別手当とする」ボタンをクリックします。

→特別手当の欄にその金額が入りますので、それでよければ「決定」ボタンをクリックします。

これで、この日のこの従業員の給料が決定します。同様にして、他の従業員も設定してください。

32.  給与計算

    メニュー画面(画像1)で「給与計算」ボタンをクリックします。

→画像16が開きます。

    「決算」ボタンをクリックします。(全員の合計を計算する場合は、上の人件費のところの「決算」ボタンを、従業員一人ひとりの計算をする場合は、下の個人別のところの氏名を選択して「決算」ボタンをクリックします。)

→個人の場合は画像20のような画面が表示されます。(月度の途中の場合は、昨日までの分が表示されます。)遅刻・早退・欠勤・有休などの情報が備考欄に表示されます。有休のときは、「6.有休手当ての設定」でセットした手当ての額が等級に応じて自動入力されます。

    氏名の欄で従業員を変更するとその従業員の情報に変わります。

画像22

→全員の合計の場合は、画像23のような画面が表示されます。

画像23

33.  給与明細書の作成

    各従業員の給与明細書を作成する場合は、画像16で「給与明細書印刷」をクリックします。

→画像22が表示されます。

(給与明細書の支給日・社員コード・会社名は、画像11で設定します。)

画像24

    従業員を限定する場合は、クリックする前に「全従業員」のチェックを外します。

   →下のように従業員が表示されます。この従業員は画像16の「個人別給与明細」の「氏名」で選択された従業員が表示されます。変更する場合は、この「氏名」を変更してください。

画像24−2

    画像24の左下は、画像11で設定した、配偶者・扶養数などのデータ(所得税計算で必要)と出勤日数・欠勤日数・有休などの実績が自動入力されます。

    この画面の左側は、給与の「支給」と「控除」が自動計算されて入力されます。(画像25参照)

    ここに無い項目は、「支給」と「控除」に分けて、追加入力してください。(
計算は自動で行います。)

    支給の一番上の行は、「計算データ」にある手当です。手当1と手当2は、全員に関係ある手当で、毎月従業員により額が決まっている場合に使います。ここは、前もって「計算データ」のページで設定しておきます。(また、手当1・2の名称も「計算データ」のページで変えられます。)

    支給の一番下の行は、非課税の手当などを入れます。(名称は、ここで直接書き換えてください。)

    突発的な手当は、真ん中の行に直接書き込んでください。

    この画面の右側は、「本給」の詳細データを表示します。この詳細データは、日付ごとに、各時給とその時間、および各手当(残業代・有休等)を表示します。(画像24参照)

(この詳細データは、月度の途中で行うと、前日までの分が表示されます。)

   ●欠勤・遅刻・早退・有休などがあった場合は、右端に赤文字で表示します。

画像25

画像26

34.  給与明細の印刷

    表示されている明細を印刷する場合は、画像24で「印刷」ボタンをクリックします。印刷は、この画面の白色のエリアのみが印刷されます。

    「全従業員」でこの画面を開いた場合は、次の従業員を「従業員選択」のをクリックして開きます。

35.  給与明細の保存

    給与明細書の作成で、従業員を切り替えたるか、「戻る」ボタンをクリックすると表示されている明細書は保存されます。

    給料計算のページの上側(画像24−2)のコンボボックスで月度を選択し、「給与明細」をクリックするとここで保存された明細書が表示されます。

36.  給与・税金・保険の累計

    メニューページ(画像1)で「給与明細履歴」ボタンをクリックすると次のように1月度からの累計が表示されます。

年度、および従業員は、コンボボックスで切り替えてください。

37.  出勤状況

    メニュー画面(画像1)で「従業員出勤状況」ボタンをクリックすると次のように現時点での従業員の出勤状況がリアルタイム(15単位)で表示されます。上の方が予定勤務時間で、下のほうがタイムカードによる実績です。

また、薄いグレーの縦帯は現在の時刻を表します。これによると、従業員A・従業員Cは予定通り出勤、従業員Bが未だ出勤していないことがわかります。

    出勤予定が無くて、出勤している場合は、名前の欄が白色です。当然、上の予定出勤時間は表示されません。(上図、従業員Dが10:45から10:59までの間に出勤)

    ここでは、過去の日付の出勤状況も表示できます。で、日付を移動させてください。(この場合、当然ですが現在の時刻を表す帯は出ません)

 

38.  売上げ報告

    タイムレコーダーで売上げ・客数を報告するようにしておけば、次のように、毎日の売上げ額、人件費、対人件費や客数、客単価などが表示されます。

 ここでの人件費の計算は2通りあります。「タイムカードを基にする」を選択するとタイムカードの時間をそのまま使って計算します。「シフト表を基にする」を選択すると実際の勤務時間を基に計算しますので、勤務予定とタイムカードに誤差があると警告します。(予定勤務時間と実際の勤務時間をマッチングさせてください)

    また、「月・曜日別」ボタンをクリックすると、次のように月別・曜日別の平均売上げ額または総売上額(ボタンで切り替え)、人件費、対人件費とそのグラフが表示されます。

上は、曜日別の売上げと人件費および対人件費です。これによって、従業員の数が適切に配備されているか、おおよその見当がつきます。

 下は、曜日別および月別の売上げと対人件費のグラフです。このグラフは、1日の前半の部・後半の部・全部の切替が出来ますので、細かな分析が出来ます。

 売上げ報告の中には、客数も入力できます。これも報告するようにしておけば、下のように売上げに対する客数がでますので、客単価が判ります。これも曜日別・月別に集計されますので、お店の売上げの傾向などを捉えることができ、今後の営業戦略に役立てることができます。(上の画面の上部に切り替えボタンがあります)

なお、客数が入力(登録)されていない場合は、(客数・客単価の表の)売上げも表示・カウントされません。

39.   PCタイムレコーダー24」には、連絡事項を表示させる機能があります。(Ver1.07以降)これは、連絡したい従業員と連絡事項、および連絡日をセットしておけば、その従業員が、指定日、または指定日以降に出社し、打刻した時、連絡事項の画面を表示させる機能です。しかも、対象の従業員がその連絡事項を読んだかどうかも判るようになっています。このセットは、何ヶ月も前から(忘れないうちに)、セット出来ますので連絡漏れを極力防ぐことができます。

40.   セットする場合、メニュー画面で「連絡事項」ボタンをクリックします。

  →下のページが開きます。

41.   新規に連絡事項をセットする場合は、新規にチェックが入っているかを確認します。(デフォルトは新規)まず、従業員にお知らせしたい日をセットします。(セットする日ではありません)そして、その日限りの連絡(指定されている従業員がその日に出勤しなかった場合は連絡する必要なし)なのか、その日以降なら、いつでもいいのか(その日以降、最初に出勤した時に連絡)を選択します。

42.   次に「発信者」コンボボックスから発信者を選択します。(発信者は前もって登録します。右側に下のようなリストがあります。そこに発信する可能性のある人を入力しておいてください。)

43.   次に連絡事項を書き込みます。(改行も出来ます。)

44.   次に、連絡したい従業員すべてをクリックします。(クリックすると赤字になります)赤字の従業員のみに連絡事項が表示されます。全員の場合は、「全員対象」ボタンをクリックします。

45.   最後に、「送信(変更)」ボタンをクリックします。

  →下のメッセージが出てセット終了です。

46.   セットされたメッセージは、下のほうにリスト表示されます。(下図参照)

47.   変更したり・取消したりする場合は、該当する連絡事項をクリックします。(橙色が選択された連絡事項で、上の欄にその情報がセットされます。)変更する場合は、上の欄を変更して「送信(変更)」ボタンをクリックします。取消する場合は、「取消」ボタンをクリックします。(連絡事項の選択は、スピンボタンでも出来ます。または、「↑」「↓」キーでも出来ます。)

48.   従業員が連絡事項を確認したかどうかの確認は、連絡事項を選択した時に判ります。(この画面を開く時、「PCタイムレコーダー24」のデータを読み取ります)下の表で赤色は、未確認の従業員です。青く変わっていると確認済みです。薄字の従業員は、連絡対象外です。もし、連絡対象外の従業員にも連絡するように変更する場合は、その従業員をクリックし赤くしてから、「送信(変更)」ボタンをクリックしてください。逆に、取り消す場合は、クリックして薄字にしてから「送信(変更)」ボタンをクリックしてください。

49.  打刻履歴や売上報告のファイルは、パスワードが設定されたデータベースファイルになっていますので、通常は中を覗くことはできません。中を確認したい場合は、左下のファイル名(下図参照)から目的のファイルを選択し、「sample.mdbの作成」ボタンをクリックすると「sample.mdb」という別名でパスワードを外したデータベースファイルを作成します。このファイルはACCESS95形式で出来ていますので、どのACCESS(ACCESSが無い場合、EXCELでも一部のバージョンで可能です。バージョン未確認。)でも開くことができます。

50.  パソコンはいつ壊れるか判りません。毎回のバックアップ時の操作は、ワンクリックですので、こまめにバックアップを取ることをお奨めします。

    メニュー画面(画像1)で「バックアップ」ボタンをクリックします。

→画像28が開きます。

画像28

    まず、バックアップ用のメディアを指定します。画像28のいちばん上の「参照」ボタンをクリックします。

→下のように「フォルダの参照」が開きますので、メディアを選んで「OK」ボタンをクリックしてください。

→画像28の「バックアップ先フォルダ」の欄に指定したフォルダ名がセットされます。

    「バックアップ」ボタンをクリックします。

→指定したフォルダの下に曜日名のフォルダを作り、そのフォルダの中に必要なファイルがコピーされます。(指定したフォルダの下には、日曜〜土曜までのフォルダが作られます。(データは重ね書きされますので、バックアップファイルがひとつだけだと元のファイルに異常があった場合、正常なファイルが無くなってしまう危険性があります。曜日毎に分けることにより、1週間分のファイルが残りますので異常があっても、正常なファイルが助かる可能性が高くなります。)

    長く使っていますと、古いファイルがどんどん溜まって行きます。すると、バックアップするファイルも増えていきます。変更する可能性の無いファイルを毎回バックアップするのはいろいろな面で無駄です。

    古くなってあまり使わないファイルは、保管庫に移すことができます。(保管庫に移す場合には、先にバックアップすることが必要です。)

    月度選択のリストには、まだ保管庫に移していない月度が表示されます。その中から月度を選択しますとその月度のファイル名がデータフォルダのファイル欄に表示されます。

    保管庫へ「移動」ボタンをクリックすると、その月度のファイルがすべて保管庫へ移されます。

    「フォルダの切り替え」ボタンをクリックするとデータフォルダのファイル欄が保管庫フォルダのファイル欄に変わります。中のファイルを確認する場合は、月度を選択してください。

    元のフォルダに「戻す」ボタンをクリックすると保管庫フォルダのファイル欄のファイルがすべてデータフォルダに移されます。

    データフォルダのデータが壊れてしまった場合、バックアップ先のメディアから復元します。

「復元先(管理)」の欄は、「パート従業員管理システム24」が置かれているフォルダ(画像0のフォルダ)です。(画像0を開くには、メニュー画面(画像1)の一番下にある「フォルダ確認」ボタンをクリックしてください。)変更する場合は、「参照」ボタンをクリックしてフォルダを探してください。

「復元先(タイムレコーダ)」の欄は、画像4のフォルダです。変更する場合は、「参照」ボタンをクリックしてフォルダを探してください。

変える必要が無ければ、そのまま「復元」ボタンをクリックします。(バックアップされたファイルは曜日毎になっていますが、一番最後にバックアップされた曜日のファイルがこれらのフォルダに復元されます)

●誤って復元した場合は、「元へ戻す」ボタンをクリックして元に戻すことができます。(これは、一番最後に行った復元に対して有効です。何回も「復元」ボタンをクリックしますと最初の状態に戻れなくなる恐れがあります。)

 

●「パート従業員管理システム24」を他のパソコンに移したい場合は、ファイルをコピーしただけでは正常に起動しません。「PC交換手順」を参照してください。また、現在のデータも新しいパソコンに移さなくてはなりません。パソコンを変える前に、必ず、バックアップを取ってください。

 

 

管理

 

1.  このプログラムは、機能アップや不具合改修などによりバージョンがアップする場合があります。

2.  メニュー画面の下側に、下のようなメニューがあります。

画像29

「起動時に新しいバージョンがあるかをチェックする」にチェックを入れておけば、新しいバージョンのプログラムが用意されると、起動時に次のようなメッセージが表示されます。

3.  バージョンアップする場合は、「はい」ボタンをクリックしてください。

→「パート従業員管理システム24」が閉じ、アップデートツールが起動して、次のようなメッセージが出ます。

 

 「パート従業員管理システム24」が完全に閉じていることを確認してから、「実行」ボタンをクリックしてください。(閉じるのに時間が掛かります。しばらくお待ちください)

 パソコンの設定によっては、アップデートツールが自動で起動できません。その場合は、次のようなメッセージが出ます。

     →「OK」ボタンをクリックすると次のようなエクスプローラが開きます。

     →「アップデートツール.exe」をクリック(またはダブルクリック)して、起動させてください。

4.      バージョンに関係なく、最新のバージョンのプログラムに差し替えたい場合は、メニュー画面の「最新版に差換え」ボタンをクリックすると、下のメッセージがでます。「OK」ボタンをクリックしてから、上と同様の方法で差し替えることが出来ます。

5.        アップデートツールを最新版にする場合は、「アップデートツールを最新版にする」ボタンをクリックします。

  →下のメッセージが出ます。

  「OK」ボタンをクリックするとアップデートツールが最新版に変ります。

6.        バージョンアップでは、ファイルを削除したり、現在のプログラムファイルの名前を「***.bak」に変えたり、サーバーからファイルを取り込んだりします。したがって、セキュリティプログラムにとっては、たいへん危険な行為として下のような警告を出す可能性が高いと思われます。(下は、ウイルスバスターのものです。中身は少し異なります)このような場合は、「許可」を与えてください。

7.  PCタイムレコーダー24」を遠隔で使用される場合は、インターネット経由でデータがやり取りされます。「PCタイムレコーダー24」側でトラブルがあった場合は、データが届きません。ご自分のサーバー経由でやり取りする場合は、ネットワークの問題なのか?サーバーの問題なのか?を切り分けるために「そらプランズ」のサーバーにログが送られます。画像29の「ログフォルダ」ボタンをクリックするとそらプランズから取り込んだログファイルのフォルダが開かれます。ログファイルは月別に取られます。ノートパッドなどで開いて確認してください。

 

 

付録(データの共有方法)

 

1.同一のパソコンで両方のシステムを使用する場合は、すべての従業員に対しそのパソコンへのログインを許可するわけですから、従業員に「パート従業員管理システム24」で使用している従業員情報を見られないようにしなくてはなりません。

   次のようにしてください。

      1)「パート従業員管理システム24」(データも含め一式)は、管理者権限でパソコンにログイン(当然パスワードを設定します)し管理者のフォルダに置きます。

      2)「PCタイムレコーダー24」(データも含め一式)は共有フォルダに置いておき、ユーザーでログインさせて使用してもらいます。

   そうすることで、ユーザーからは、「パート従業員管理システム24」(データも含め)にアクセスできないようにすることが可能です。

    何らかの理由で、ユーザーを分けられない場合は、「パート従業員管理システム24」を開くためのパスワードを設定してください。

  「PCタイムレコーダー24」で使用するファイルの中で、打刻履歴ファイルは、従業員が書き換え出来ないようにする必要があります。売上げ報告ファイルは、だれでも見られる状態ではまずい場合があります。この2つのファイルは、パスワード(未公開)を設定したACCESS95のデータベースファイルになっていますので、アクセスできません。(管理者は他の方法で確認できます。)

2.2つのプログラムを別々のパソコンに置き、LANで繋ぐ場合、「PCタイムレコーダー24」側のパソコンから「パート従業員管理システム24」側のパソコンの中が丸見えにならないようにしなくてはなりません。

      次のようにしてください。

      1)「PCタイムレコーダー24」側のパソコンが「パート従業員管理システム24」側のパソコンから自由に読み書き出来るようにします。しかし、逆方向へはアクセスできないようにします。

      2)「PCタイムレコーダー24」側のパソコンでは、「PCタイムレコーダー24」を置いたフォルダを共有にします。

    「エクスプローラ」でフォルダを右クリックし、プルダウンメニューで「共有とセキュリティ」をクリックします。(下図参照)

   次のようなダイアログが開きます。

「ネットワーク上での共有とセキュリティ」で「ネットワーク上でこのフォルダを共有する」にチェックを入れ、さらに、「ネットワークユーザーによるファイルの変更を許可する」にチェックを入れます。

 「パート従業員管理システム24」側のフォルダは共有しないようにします。

3.インターネットで繋ぐ場合は、両方のパソコンがインターネットに繋がれば問題ありません。