そらプランズの
パート従業員管理システム24
２４時間営業対応版
システム製作理由 ●
従業員の確保は、どこのお店でも苦労されていることと思います。どうしたら必要な従業員を確保できるのか？これは、なかなか難しい問題ではあります。ここに、そのひとつの方法として、「出られる人に、出られる時間帯だけ出て貰う。」という方法をご提案いたします。 ●
でも、これを採用するとなるとつぎのような問題が発生します。 １． 仕事を細分化しなくてはならない為、予定表（シフト表）を作成するのがたいへんになる。 ２． 勤務時間の変更やシフトの変更・従業員の交代などが頻繁になる。 ３． 忙しい曜日や時間帯、従業員に不人気な曜日や時間帯などがあるため、従業員に不公平感が生じないように、曜日や時間帯で、細かく時給を設定しなくてはならない。 ４．
したがって、給料計算がたいへん面倒だ。 ●
でも、ご安心ください。この「パート従業員管理システム24」なら、これらの問題が一挙に解決します。 ●
しかも、売上げや客数が入力でき、曜日別・月別の売上合計や一日平均売上げ、客数や客単価がグラフで表示されますので、お店のお客の傾向などが把握でき、今後の営業戦略に役立てられます。 ●
その上、２４時間営業に対応ですので、どんな職種でも大丈夫です。
製作 そらプランズ
（特徴）
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このシステムでは仕事を細分化し、仕事の内容とその勤務時間をセットにして管理します。そのセットのことをここでは「シフト」と呼びます。シフトは２０通りまで設定でき、それぞれのシフトには、１つの休憩時間（無くても良い）を設定できます。お店を運営する上で必要とするシフトに、もれなく従業員を割り当てることで、１日の仕事の予定表が完成します。そして従業員がそのシフトを守ることで問題なくお店が運営されることになります。
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従業員の個人的なスケジュールは、ほとんどが曜日によって左右されます。したがって、ここでは１～５週間までの曜日による基本的なシフト表を作成して置き、そのシフト表を基にして各月のシフト表を自動で作成します。
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もちろん、各従業員が勤務できない曜日や時間帯は、基本シフト表を作成する前に、自動的に表示されますので、そこを避けてシフトを埋め込むことになります。また、毎月の休暇希望日・有給休暇は前もってシフト表に登録でき、しかも、シフト表の自動作成時にシフトと休日が重なるとエラー表示されますので、ミスの無いシフト表を作成することができます。
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さらに、シフトの変更や取消もクリックひとつでできますので、パソコンに不慣れな方でもすぐにシフトを組むことができるようになります。
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パートやアルバイトでは、途中で従業員が追加されたり、辞めたりするのは日常茶飯事です。基本シフト表で辞めた従業員のシフトを削除し、追加された従業員のシフトを追加しておけば、日付を指定するだけで、その日付以降のその従業員だけのシフトを追加したり、削除したりできます。
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１日にひとりの従業員に２つまでのシフトを割り当てられます。（１日を午前の部・午後の部と分けてシフトを組んだり、シフトを細かく区切ったりする場合、ひとりの従業員が２つのシフトをこなす場合も出て来ます。）
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通常、仕事の内容や従業員の経験度などにより報酬額は変わります。ここでは、これを「能力給」と呼びます。能力給は２０通りまで設定することができます。
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さらに、夜間や休日など従業員が確保しづらい時は報酬額を増やしたりする必要があります。ここでは、それぞれの能力給を、平日・土曜日・日曜日・祝日別々に、全ての時間帯について１５分単位で５段階に変えることができます。（１日の中で、ひとりの従業員に５段階の時給を設定できます。しかも、４つの曜日別にできますので、さらに細かな設定ができます。）
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付属の「PCタイムレコーダー24」を使用して、従業員のタイムカードを電子化することができます。（従業員の打刻で、直接出退社時間がパソコンに入力されますので、タイムカードを基に、パソコンに時間を手入力する必要もありません。）
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この出退社時間は、月別・従業員別にCSVファイル（テキスト）で保存されますので、そのデータをいろいろなものに利用することができます。
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「PCタイムレコーダー24」のパソコンがインターネットに繋がれば、どこからでも携帯電話やインターネットで従業員の出退勤状況がリアルタイムで確認できます。（他人に見られないようにパスワードを設定します）
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さらに、この「パート従業員管理システム24」のパソコンがインターネットに繋がれば、どこからでも各日の各従業員の勤務予定と実際の勤務時間をタイムチャートで見ることができます。特に、現時点での従業員の出退勤状況がリアルタイムで見られますので、現場の人的問題をいち早く把握することができます。
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また、「ＰＣタイムレコーダー」に表示させる従業員のリストや打刻データを、どこからでもこの「パート従業員管理システム24」で変更することができます。
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タイムカードだけを頼りに給料計算するのは、あまりにも従業員まかせです。しかも、結果だけしか判りませんので、問題点も見逃してしまいます。問題点というのは、予定と結果の差ですから、その差をきちんと掴まなければなりません。このシステムは、早退・遅刻・欠勤・残業・入替りなどによる予定勤務時間と実際の勤務時間のアンマッチを表示します。目で確認しながら勤務時間あるいは打刻時間等を変更することになります。ここでは、給料計算は、勤務時間を基に計算します。タイムカードは、従業員が予定通りに勤務したかどうかのチェックのためだけに使用されます。
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勤務時間のアンマッチがある場合、タイムカードの出社・退社時間や実際の打刻記録（取消や変更分も表示されます）および勤務時間帯（シフト）が並べて表示されますので、確認しながらワンタッチで楽にマッチングさせることができます。
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残業代の登録も、各従業員が残業した日の予定時間と実際の打刻時間がタイムチャートで自動的に表示されますので、割増金（無しでも可）または割増率を設定しておけば、目で確認しながらマウスのみでワンタッチでできます。
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「大入り」などで、特定の日だけに手当を出したり、時給を変えたりする場合でも、その日に出勤した従業員だけが表示でき、さらにそれぞれの予定時間と実際の打刻時間がタイムチャートで表示されますので、目で確認しながらワンタッチでその日の報酬額だけを変更することができます。
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各種技能による手当なども、従業員ごとに設定しておけるので毎月自動的に給料に反映されます。
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所得税・厚生年金・介護保険・健康保険・雇用保険（加入する場合）なども自動計算し、従業員一人ひとりの給与明細書が印刷できます。給料明細には、各日の時給（時給が違う場合はそれぞれ別々に）と勤務時間も表示されるので従業員に対しても納得の行く信頼される給料明細書になります。
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１日に２回までの売上げ報告をすることができます。その報告を基に、曜日ごとの前後半別・一日平均および総売上げや月毎の前後半別・一日平均および総売上げをグラフで見ることができますので、今後の経営戦略に役立てられます。
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簡単操作のバックアップツールも備わっていますので、バックアップを取っていれば、万が一、パソコンが壊れても被害を最小限に食い止められます。
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万が一、エラーが発生した場合、送信ボタンをクリックしていただければ、エラーを起こした時のデータとエラー内容が当方に送られてきますので、速やかに原因を調査してお答えすることができます。
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プログラムのバージョンアップもボタンひとつで、だれにでも簡単に行えます。
（注意事項）
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このシステムでは、時間はすべて１５分単位または３０分単位（選択）で処理します。
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シフトの勤務時間が翌日にまたがった場合、そのシフトは、そのシフトが始まる日のシフトに属するものとします。
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このシステムは、従業員は３０名までの事業所でご利用できます。
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マイクロソフトのEXCELがインストールされている必要があります。
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このシステムは、レンタルとなります。有効期限の入ったキーを手に入れることにより利用することができます。このシステムは、こちらのホームページ（http://www.soraplans.com/soft.htm）で体験版が入手できます。自由にダウンロードしてお試しください。（ボリュームが大きくて、すべての説明書をご用意できませんでした。現在、大急ぎで作成しております。作成できたものから順次アップロードしておりますので、時々ホームページでご確認ください。）
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Windows 2000, XP, VISTA 以外のＯＳでは、リソースが不足します。
（導入にあたって）
このシステムでの給料計算までの主な流れを説明しますと、つぎの４つになります。
１．仕事の割り振り
いろいろな仕事を従業員に割り振りします。（シフト表または、予定表の作成）
これを楽に行えるようなツールを準備しております。
２．タイムカードのデータ収集
従業員の実際の出退勤情報を集めます。これは、添付の「PCタイムレコーダー」を使って自動で収集します。
３．怠勤状況の把握
予定の勤務時間と実際の勤務時間のマッチングを調べ、計算用の勤務時間（ほとんどは予定と同じ。ミスマッチ部分だけを変更）を作成します。遅刻・早退・欠勤・残業・作業者の交代など予定通りに行かないことが結構多いものです。このシステムでは、ミスマッチ部分を自動で調べ、ミスマッチ部分の予定と実際の時間を並べて表示します。それを確認しながらワンタッチでマッチングさせることができるようになっています。
４．給料計算
上のマッチングが終われば、後はワンクリックで自動計算します。給与明細書も自動で作成されます。
さて、流れはご理解頂けたと思いますが、この中で「PCタイムレコーダー」だけは、作業者が実際に出退勤する場所に置かなくてはなりません。一方、給料計算のパソコンを置く場所は、業種や会社の規模、あるいは経営者の考え方などの違いにより、まちまちです。しかし、パソコンでのデータ処理の立場から見ると次の３通りだけとなります。
１．同一のパソコンで「タイムレコーダー」と給料計算を行う。
２．それぞれ、別のパソコンで行うが、同じ建物の中にあるので社内LANで繋ぐ（LANといっても、２つのパソコンだけを繋ぐのであれば、クロスのLANケーブル１本[数１００円]だけで構築できます。）
３．それぞれ、全然別の場所に置く（物理的にケーブルで繋げない場所で、世界中どこでも同じ。ただし、インターネットが必要です。）
もし、上記の１番の同一のパソコンで処理される場合や２番のLANで繋ぐ場合には、セキュリティ（従業員に他の従業員の情報を見られないようにする）のために、「付録（データの共有方法）」を参照してください。
（注意）初めての方で、これから従業員のリストを作成される場合は、「パート従業員管理システム」の中で、「PCタイムレコーダー」の従業員リストを作成できますので、「パート従業員管理システム」の「準備作業」を先に行ってください。
（はじめに）
このシステムを初めて起動させる時、パソコンの設定によっては次のような表示がでます。
①
MS EXCELのセキュリティの設定が「高」の場合
この場合、「OK」ボタンをクリック、次の方法でセキュリティを「中」にしてください。
１．ツルーバーの「ツール」をクリックし、プルダウンメニューで「マクロ」をクリック、さらに「セキュリティ」をクリックします。（下図参照）
→次のようなダイアログが開きます。
２．「セキュリティ レベル」タグをクリックして、中（矢印）をクリックし、「OK」ボタンをクリックします。
３．いったん、右上隅のバッテンをクリックします。
（右図参照）
→保存するか尋ねるので、「はい」ボタンをクリックします。
→EXCELが閉じます。
４．再度、起動させてください。
→下のようなメッセージが出ます。下へ進んでください。
②
MS EXCELのセキュリティの設定が「中」の場合
「マクロを有効にする」をクリックします。
→次の準備作業に移ります。
（ 準備作業 ）
初めて、このシステムをご使用になる場合は、起動時に、次のようにこのプログラムを置くフォルダを尋ねられる場合があります。
「OK」ボタンをクリックすると次のページが開きます
画像０
「参照」ボタンをクリックしてそのフォルダを指定してください。
指定したフォルダで必要なファイルが見つかりますと次のメッセージが出ます
「OK」ボタンをクリックすると各データファイルを読み始めます。しばらくお待ちください。
準備が整いますと画像１のようなメニュー画面が表示されます。
最初に、給与計算に必要ないろいろな設定をします。
画像１
1.
勤務時間帯（シフト）の設定（必要な仕事に名称を付け、その時間帯を設定します。）
●
「各種情報設定」ボタンをクリックします。
→画像２が開きます。
画像２
●
勤務時間帯（シフト）を設定します。一番左の欄に、みんなが判る適当なシフト名（例えば。早番とか遅番など）を記入し、休憩前の勤務時間の始まりと終わり・休憩後の勤務時間の始まりと終わりをセットしてください。勤務時間内に休憩が無い場合は、休憩の前に終わりの時間を入れてください。
●
また、全体の勤務時間と開始時間を入力します。（勤務する可能性のある時間帯）
これは、タイムチャートを表示する時に使用します。タイムチャートの始まりは開始時間となり、この勤務時間以外はグレー表示となります。（下図参照）
2.
休業日の設定
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画像２の右側に画像３のような項目があります。
画像３
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毎週休みの場合、曜日の欄だけをセットし、第の欄は空白にします。毎週でない場合は、それぞれ別々に設定します。
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定休日に当る曜日でも、祝日だったら例外的に営業する場合は、「祝日の日は休まない」にチェックを入れます。
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逆に、祝日は常に休みの場合は、祝日にチェックを入れます。
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ここでは、毎月定期的に休業する日だけを設定します。創業記念日・社員旅行などで臨時休業する場合の設定や定休日返上で営業する場合は下の１８項のところで設定します）
3.
給与計算の〆日の設定（画像３参照）
●
ここでは、〆日の代わりに、始まりの日を「開始日」に設定してください。
「PCタイムレコーダー」の設定と合わせてください。
4.
「PCタイムレコーダーを置いてあるパソコン・フォルダ」の設定
●（導入にあたって）のところで説明してあるように、「PCタイムレコーダー」とこのシステムを同じパソコンで処理する場合は、そのファイルを指定します。LANで繋ぐ場合は、そのパソコン名も含めたファイル名を指定します。
●そのフォルダを探す場合は、「参照」ボタンをクリックして探してください。
画像４
●遠隔で管理する場合は、「PCタイムレコーダー」から取り込んだデータを保存するためのフォルダになります。（画像４の「遠隔で確認する」にチェックを入れると「フォルダ」画面で設定したフォルダが自動的にセットされます。）
5.
時間の最小単位
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給料計算をするための作業時間の最小単位を設定します。この設定時間以内はこの時間に丸められます。「１５分」「３０分」のどちらかをお選びください。（画像４参照）
6.
遠隔での管理設定
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「導入にあたって」の、３のインターネットで繋ぐを選択する場合は、画像４－２の出勤状況の確認で「遠隔で確認する」にチェックが入れてください。
●
この場合は、サーバーを介して情報をやり取りすることになります。サーバーはご自分のサーバーを使用することができます。ご自分のサーバーをご使用になる場合はホストの情報の欄に、「ホスト名」「ID」「パスワード」を入力してください。ご入力が無い場合は、自動的に「そらプランズ」のサーバーを利用します。
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ご自分のサーバーをご使用になる場合は、サーバーに「/data/xxxxxxxx」のディレクトリーを作成してください。（xxxxxxxxは、メニュー画面〔画像１〕の右上のID〔８桁の数字〕になります。）
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passiveモードで行う場合は「passiveモードにする」にチェックを入れます
（当社「そらプランズ」のサーバーでは、必要ありません）
●
サーバーとの接続でタイムアウト時間を設定する場合は、タイムアウトに秒数を入力してください。未入力の場合は、１２０秒になります。
●
ファイアーウォール経由の場合は、proxyhost、ユーザー、パスワードを入れます。
7.
時間帯別時給のセット（土曜・日曜・祝日・平日、それぞれ別々に１日の全時間帯を１５分単位で、細かく時給の設定ができるようになっています。この時間帯の設定は、一律で、全ての従業員に適用されます。）
●メニュー画面（画像１）で「時給情報設定」ボタンをクリックします。
→ 「時給情報設定」のページが開きます。（画像５参照）
画像５
（注意）画像２の勤務時間をセットしてあると、勤務時間以外は濃いグレーとなります。（画像６参照）
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１日の全時間帯を１５分単位で、AからEまでの５通りの時給を設定することができます。まず、時間帯をセットします。例えば、画像７のAからEのうちEをクリックすると、画像５の左側のコンボボックスがEになり、横の色もEと同じ色になります。
●
この状態で、Eの時間帯をセットします。Eの始まりのところと終わりのところをクリックします。その間がすべてEとなり同じ色になります。（はじめとおわりの間が空白の時のみ）
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取り消す場合は、空白の項をクリックして画像５の左側のコンボボックスを空白にしてから、取り消す場所をクリックしてください。
●
すべての勤務時間を、AからEまでの文字で埋めてください。（画像６参照）
画像６
これらは、平日・土曜・日曜・祝日別にそれぞれ設定できます。
なお、他の曜日と同じ設定の場合は、「XXと同じ」ボタンをクリックすると同じデータが自動的に入力されます。
●
次に、各等級の時間帯別時給を設定します。画像５の下側に画像７のような表があります。等級の項目には、適当な等級名を入れます。
画像７
●平日の表の「等級」の欄に等級名を入れますと、土曜・日曜・祝日の表には自動的に同じ等級名が入ります。この等級は能力給で２０種類を設定することができます。
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AからEの欄に各等級別の時間帯の時給を入力します。これを平日・土曜・日曜・祝日別に入力します。
なお、他の曜日と同じ設定の場合は、「XXと同じ」ボタンをクリックすると同じデータが自動的に入力されます
（すべての従業員がこの２０種類の能力給の等級のいずれかに属することになります。この等級は、時給だけに関係します。職種が異なっても構いません。職種は、シフトで区別します。）
8.
有休手当ての設定
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有給休暇を支給する場合、有休を取った時の日当を画像７の「有休時の日当」の欄に等級別に設定します。
9.
祝日の設定
●これは、必要な時に自動的に設定されますので飛ばしても構いません。手動で追加する必要がある場合は下をご覧ください。また、法律で祝日が変更になった時は、次のように変更してください。
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メニュー画面（画像１）で「祝祭日セット」ボタンをクリックします。
→ 「祝祭日設定」のページが開きます。（画像８）
画像８
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年・月をセットするとその年月のカレンダーが表示されます。その年月の祝祭日が未設定の場合は、自動的にセットされます。（気にする必要はありません）
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手動で祝日をセットする場合は、その日をクリックするだけでセットされます。祝日に設定されると右側のリストに追加されます。また、カレンダーは、赤文字になります。
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もう一度クリックすると、すなわち赤文字の時にクリックすると右側のリストから削除され、カレンダーも黒文字になります。
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法律で祝日が変更になった場合は、右側の祝日基データの白色の欄を変更してください。新しく祝日データを作る時に反映されます。
10. PCタイムレコーダーの従業員リストの作成（「従業員の登録方法」のマニュアルも参照してください。）
「PCタイムレコーダー24」の従業員リストをここで作成することができます。
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「従業員情報」ページの左下の「PCタイムレコーダー用従業員リストの編集・変更」ボタンをクリックします。（下図参照）
→下図のような画面が開きます。
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従業員を新しく追加する場合は、「新従業員名」の欄に追加する従業員名を入力します。（打刻する時、パスワードを入力してもらう場合はパスワードをここで設定できます。パスワードは後で設定することもできますので、ここは空白でも構いません。）
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「追加」ボタンをクリックしますと下のようなメッセージがでます。
●
「OK」ボタンをクリックしてから、左側のリストの挿入したい場所をクリックします。そこに、既に従業員名がある場合は、それ以降の従業員をひとつずつ下にずらしてからそこに割り込ませます。空白欄の場合は、一番上の空白欄にセットします。
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既にある従業員名を削除する場合は、リストの従業員名をクリックします。右側の従業員名の欄に指定した従業員名が入りますので、確認してから「削除」ボタンをクリックしてください。
●
従業員名を他の欄に移動させる場合は、同じように従業員名をクリックして、「移動」ボタンをクリックします。
→下のようなメッセージがでます。
「OK」ボタンをクリックした後、追加の場合と同じように挿入する場所をクリックします。
●
従業員名を変更する場合は、同じように従業員名をクリックします。「新従業員名」の欄に新しい従業員名を入力し「変更」ボタンをクリックします。
●
入力が終わったら、「差換え」ボタンをクリックします。
→画像４で「遠隔で確認する」にチェックが入っていると下のようなメッセージがでます。（遠くにある「PCタイムレコーダー24」の従業員リストを変更するために、サーバーにファイルを送ります」）
→画像４で「遠隔で確認する」にチェックが入っていない場合は、下のようなメッセージになります。
●
終わったら「戻る」ボタンで「従業員情報」のページに戻ります。
11. 従業員の登録。
●
メニュー画面（画像１）で「従業員情報」ボタンをクリックします。
→ 「従業員情報」のページが開きます。
●
従業員名の入ったEXCELファイルがある場合は、そのファイルを適当なファイル名を付けてCSVタイプで保存します。