シフト表の作成例

 

毎回まいかい、頭を悩ませてシフト表を作るのは馬鹿げています。

せっかく作ったシフト表は、無駄にしないで再利用!

これが、ここでの基本的な考え方です。

(そして、シフト表を作ったら、それを給料計算に使わない手はない!)

 

ここでは、次の2通りの方法を用意しております。

1.基本的なシフト表を作成しておき、それを基に毎月のシフト表を自動作成する

2.実績のあるシフト表を基に、毎月のシフト表を自動作成する。

 

 

次のような条件で、シフト表を作成するまでの、ひとつの例をご紹介します。

 

●給料計算の〆は、毎月20日とする。

●営業時間は、11時から15時までと、17時から2時までとする。

15時から17時までは作業しない

●勤務時間の最小単位時間は15分とし、それ未満は切り捨てる。

●月曜日と第2・第4火曜日を休業日とする。ただし、祝日と重なった場合は営業する。

●パートの仕事としては、

10:30〜15:00 洗い場

10:30〜15:00 調理

11:00〜15:00 接客

17:00〜2:30 洗い場(22:00から45分間休憩)

16:30〜2:00 調理

17:00〜2:00 接客

を各一人必要とする

●従業員は従業員1から従業員9までの9名とする

従業員1は店長、従業員2は店長代理

従業員3〜従業員5は調理担当、従業員6は調理見習い

従業員7〜9は、洗い場・接客などの補助作業担当とする

 

シフト表を作成する前に、上記の条件をセットしなくてはなりません。メニュー画面の「各種情報設定」ボタンをクリックし、各設定画面を開きます。

画像1

1. 20日〆なので、開始日を21にします。

2.        休業日は、月曜と第2・第4火曜日なので、画像1のように、月曜そして火曜日は第2と第4なので別々に設定します。

3.        祝日だったら休まないので、「祝日は休まない」にチェックを入れます。

(以上は、画像1参照ください)

4.        分の最小単位は15分なので、下画像のように15分を選択します。

5.        次に勤務時間と表示開始時刻を設定します。営業時間は11:00からですが、準備・早出などを考慮して、勤務時間は9:00からとします。また、営業時間は午前2:00までですが、片付け・残業などを考慮して終りは午前5:00としておきます。(この勤務時間は、働く可能性がある時間帯をすべて含めてください。この勤務時間は、休日や休業日にも意味を持ち、この時間帯が休業時間となりタイムチャートではグレー表示されます。また、この休業時間帯にまたがるシフトを入れようとするとエラーになります。表示開始時刻も9:00からとしておきます。(表示開始時刻は、タイムチャートを表示する時の始まりの時間ですから、勤務開始以前の時刻にします)

下の画像のように、コンボボックスで時刻を選択して設定してください。

(注意)24時間営業の場合は、勤務時間は初めと終りが同じになります。その時刻は、1日のどこか(たとえば、休業日があった場合に、営業を再開するために仕事を始める時刻)を区切りとしてください。

画像2

6.        次に下画像のように、各シフトの勤務時間を設定します。

7.        次に「従業員登録」を参考にして、従業員の登録をします。また、「時給・能力給の設定方法」を参考にして、時給と能力給を設定します。

 (下の画像が出来上がった従業員情報です)

8.        上の画像のように、コンボボックス「時給の等級」で各従業員に能力給を設定します。

→設定すると下の画像のように、等級に応じて従業員名の欄に色がつきます。

9.        次に、従業員の中で決まった曜日や祝日に出勤できない人がいたら、ここで設定しておきます。例えば、従業員6さんは、学生さんで火曜日・木曜日・金曜日に学校があり勤務できないとか、従業員8さんは家庭持ちで祝日は勤務できないとか、従業員5さんは、月曜日は朝早くから別の仕事があるから日曜日の夜から月曜日にかけて勤務できないなど。(上画像参照)

設定方法は、次のようにします。上画像の左側のその従業員の該当する曜日の枡をクリックします。

→上画像の右側の氏名の欄に従業員名が入ります。(直接このコンボボックスで選択しても良い)また、その下の該当する曜日が緑色に変わります。(ここも該当する曜日を直接クリックしても良い)

10.全日勤務できない場合は、「全日」にチェックを入れ、「勤務できない時間帯の登録」ボタンをクリックします。(全日とは、画像2の勤務時間の間だけのことを言います。もしこれを0時から24時までとしてしまうと、0時過ぎてからの勤務があった場合に、重なってエラーとなってしまうので、ここでの1日は画像2の勤務時間を基にします。)

→左側の該当する枡が赤色に変わり、全部と表示されます。

11.ある時間帯だけ勤務できない場合は、時間をセットしてから「勤務できない時間帯の登録」ボタンをクリックします。(この場合、画像2の勤務時間以外の時間はセットできません)

→左側の該当する枡がピンク色に変わり、一部と表示されます。

12.勤務できない曜日を取り消す場合は、左側で取り消す「全部」あるいは「一部」の枡をクリックします。

→右側の氏名の欄に従業員名が入ります。また、その下の該当する曜日が緑色に変わります。

その状態で、「取り消し」ボタンをクリックします。(上画像参照)

→該当する枡がリセット(空白)されます。

 

●勤務できない時間帯のデータは月別に作成されます。「勤務できない時間帯の登録」ボタンをクリックした時にその月のデータファイルが作成されます。したがって、勤務できない時間帯の登録をする場合は、メニュー画面で適切な月度に切り替えてから行ってください。(ファイル名は、「データ\設定」フォルダの200708nowork.csvのようになります。2007は年号で08は月を表します。)

これで、準備OKです

 

 

ここでのシフト作成の基本的な考え方は、「せっかく苦労して作成したシフト表は、無駄にしないで活用しよう!」ということです。

 

 

 

 

 

シフト表作成手順を大まかに説明しますと次のようになります。

 

シフト表作成には、2通りの方法があります。ひとつは、「基本的なシフト表」を作っておき、それをコピーして作成する方法で、もうひとつは既に使用しているシフト表の一部を繰り返しコピーして作成する方法です。

まず、前者の方法は次の通りです。

@    「新しく基本シフト表を作成する」とすると、上で設定した、従業員の働けない曜日を埋め込んだ新しい基本シフト表をご用意致します。

A    定休日を考慮して基本シフト表の長さを1〜5週の間で決めます。画像1で決めた定休日に合せて、週と曜日で定休日をセットします。(シフト表は、基本シフト表をローテーションさせてコピーしていきます。毎週同じシフトで良い場合は1週だけで良いのですが、ローテーションの間隔を伸ばしたい場合は、定休日に関係なく自由に長さを決めてください。)

B    基本シフト表に、日付・従業員名を基にして、必要なシフトを割り当てて基本シフト表を作成します。

C    以上は、従業員や仕事の中身が変わらない限り変更する必要はありません。

D    毎月の操作は、次のようになります。まず、従業員の働けない曜日や定休日を考慮した新しいシフト表が用意されますので、それに従業員から出される希望休や有休を前もってセットしておきます。(シフト表を作成する日までに全員の希望を出してもらうようにします)

E    勤務表の開始日を指定して作成ボタンをクリックします。

F    希望休や有休とシフトが重なったところがエラーとなりますので、そのシフトを他の従業員に割り当てます。

G    さらに、各シフトに対して、前後日のシフトの時間が重なっていないかを自動的にチェックし、重なっていたらエラーを出します。

H    各日のシフトや各従業員のシフトの回数(バランス)などをチェックし、問題なければ「戻る」ボタンをクリックします。

次に、後者の方法です。この方法では、最初にある程度(1ヶ月分のシフト表程度)のシフト表が出来ている必要があります。

I    ここでは、基本シフト表は必要ありません。毎月の操作だけ(上のD項から)が必要です。方法は、前者とほとんど変りません。

J    上の方法との違いは、持ってくるデータ(シフト)のソースの違いだけです。前者は、「基本シフト表」を基にしますが、後者は、同じ「シフト表」を繰り返し使うということになります。したがって、従業員の出入りが激しかったり、シフトを頻繁に変更する場合や祝日は他の曜日と異なるシフトにしたり、定休日が毎週でない(例えば、第3火曜日など)場合は、前者の方が無難です。(祝日は関係なく、そのままコピーします)

K    以上でシフト表が出来上がります。

 

それでは、実際にシフト表を作成します。はじめに、前者の方法です。

13.まずは、基本シフト表を作成します。メニュー画面の「シフト表作成」ボタンをクリックし、シフト表作成画面を開きます。

画像3

14.基本シフト表作成の「基本シフト表を白紙にして作り直す」にチェックを入れて、「基本シフト表の作成」ボタンをクリックします。

→下のダイアログが出ます。

OK」ボタンをクリックします。

→従業員の勤務できない曜日が入った基本シフト表が開きます

15.ここでは、第2・第4火曜日が定休日なので、少なくとも2週間分のシフトが必要です。(シフト表は、基本シフト表を繰り返してコピーしますので、第2だけとか、第2・第3が休みの場合などは5週間分が必要です)スピンボタンをクリックして週を増やします。ここでは、5週間分を作ることにします。

16.定休日をセットします。全ての月曜日と第2・第4火曜日のいちばん上の枡をクリックします。

→クリックした列が赤く変わり、いちばん上に「定休」の文字が入ります。(下画像参照)

17.ここで、各従業員にシフトを割り当てていきます。左上隅のLOCKのコンボボックス(▼をクリック)でシフトを選択します。(左上隅がLOCKの時は、誤操作防止のため、シフトは設定できません。)

18.従業員と曜日を基に、選んだシフトを割り当てる枡を選び、そこをクリックすることにより、その枡にそのシフト名が入力されます。

下画像は、割り当てた後です

画像4

同じ枡に2つまでシフトをセットできます。ただし、2つのシフトの勤務時間が重なると下のようなメッセージが出てセットできません。

 

19.シフトを取り止める場合は、LOCKのコンボボックスで空白を選択し、シフトを取り止める枡をクリックします。(シフトが2つの時に、さらに3つ目をセットしようとすると「シフトを削除するか?」を尋ねます。あるいは、同じシフトをもう一度割り当てようとすると削除されます。これは、シフトを取り止める時、いちいち空白を選択するのが面倒な場合に使用できます。)

20.シフトをセットする時、その従業員の前後日のシフトや休みと時間が重なると次のようなメッセージが出ます。このような時は、下で説明するタイムチャートで確認することが出来ます。

21.セットしたシフトをタイムチャートで確認する場合は、その該当する日の上部の曜日の枡をクリックしてください。

→下の画像のように、各従業員のシフト名とタイムチャートが表示されます。

  タイムチャートは24時間ありますが、画面には一度に24時間分を表示できません。画面下のスクロールバーを使って左右にスクロールして、ご覧になりたい時間帯を表示させてください。

22.各タイムチャートは、すべて繋がっています。(右端まで行くと、次の日の左端に繋がります)例えば、画像2で表示開始時間を0時に設定すると下の画像のように0時から24時までの表示となり、午前0時を過ぎると次の日(土)(スピンボタンで変えます)の左側に続きが表示されます。この表のように前の日のシフトや次の日のシフト(当日以外)は、タイムチャートでは薄いグレー表示になります。また、休みは濃いグレーになります。

(当日)

(翌日)

(注意)祝日の場合は、前後の曜日が不明のため、同じような表示ができませんので、特別な表示方法をとります。例えば、上の例の場合では、下の画像のように右端まで行くと、同じ日の左側に折り返します。

(左側)

(右側)

23.ここに表示されていないシフトのタイムチャートを表示させて、シフトの重なりを確認したい場合は、従業員名の入っていない行でそのシフトを選択します。(下画像参照)

→下画像のように、指定したシフトのチャートが黒色で表示されます。もし、シフトを指定してもチャートが表示されない場合は、前日か後日にあると思われます。エラー内容によって、スピンボタンのどちらかをクリックし、前日か後日をご覧ください。

24.また、この画面で各従業員のシフトを選択することにより、シフトを変えることが出来ます。ここでも、ひとりの従業員に2つまでシフトをセットすることができます。また、その時、2つのシフトの時間が重なると、エラーになりセットできません。また、前後日のシフトと時間が重なった場合もセットできません。祝日の場合、前後日のシフトの重なりはわかりませんのでエラーはでません。しかし、シフト表を作成する時(祝日を嵌め込むとき)チェックしています。

25.また、スピンボタンをクリックすることにより、表示を次の日あるいは前の日に変えることが出来ます。

26.「戻る」ボタンで元に戻ります。

27.基本シフト表の下側には、日別に各シフトの数が表示されます。これで、シフトの抜けなどを確認することが出来ます。(下画像参照)

28.以上で基本シフト表が出来上がります。これで、毎月のシフト表が簡単に出来るようになりました。

29.次に、毎月の操作に移ります。メニュー画面で、シフト表を作成したい月度を選択、または、スピンボタンをクリックし、切り替えます。

30.「シフト表作成」ボタンをクリックしてシフト表作成ページ(画像3)にします。

31.「シフト表を白紙にする」ボタンをクリックします。

→下のメッセージが出ます。

32.OK」ボタンをクリックします。

→従業員の勤務できない曜日や定休日が入ったシフト表が開きます

33.LOCKのコンボボックスで有休・希休を選択して、前もって、従業員の希望休や有休をセットします。有休の場合は、「計算用データ」のページに有休休暇日数が入っていないとエラーとなり設定できません。(「計算用データの設定方法」を参考に設定してください。)

34.画像1の開始日を、シフト表作成ページ(画像3)の「日以降に」の欄にセットします。画像3の「過去□週間分」の欄に数字が入っていなければ、自動的に「基本シフト表」にチェックが入り、「週目から」の欄に開始日に合せた数字が入ります。通常はこのままで「作成・表示」ボタンをクリックします。

→基本シフト表を基に、開始日からデータをコピーし、下の画像のようにシフト表が出来ます。

(コピーの方法は次の通りです。上の「日以降に」の欄で指定した日付の週と曜日を調べ、基本シフト表の同じ週と曜日のシフトからシフト表にコピーしていきます。シフト表で1日になったら基本シフト表は第1週に戻り、1日と同じ曜日のところからコピーしていきます。しかし、この方法では、開始日からと、1日からの2箇所で、定休日の曜日によって週がひとつずつずれる場合があります。このような場合は、以下のように自動で設定された週を1つ増やして再作成してください。)

例えば、上記の条件(月曜日と第2・第4火曜日が定休日で、開始日が21日、基本シフト表は画像4)の場合、

・2007年6月度(2007/05/21~2007/06/20)で開始日を21と入力すると、第3週と表示されます。このまま「作成・表示」ボタンをクリックすると次のようになります。

   この月(5月)は、21日は第3週ですが22日からは第4週です。定休日は第4週の火曜日ですので、第3週のままでは、ずれてしまいます。したがって、第4週のデータからコピーするようにします。

・「戻る」ボタンをクリックします。

   →以下のメッセージがでます。

画像6

・保存する必要は無いので、「キャンセル」をクリックします。

・第4週目に変えて「作成・表示」ボタンをクリックします。(下画像参照)

画像7

    →今度は下画像のようになります。(定休日がシフトと合ってます)

    しかし、上画像の右側を見ると4日以降がずれています。(下画像参照)これは、1日は第1週ですが、3日が日曜日なので3日以降は第2週のシフトが入るためです。この場合、次のようにします。

    「戻る」ボタンをクリックします。

→画像6と同じようにメッセージが出ます。今度は、3日以前のデータを残すために、「いいえ」ボタンをクリックして、とりあえず保存します。

    画像7で、「4」日以降(ずれた定休日)とします。自動的に、第「1」週目に変更されますので、「作成・表示」ボタンをクリックします。

→下のように4日以降もずれが無くなります。

35.「希望休」・「有休」とシフトが重なった場合、上の画像の従業員1の8日のように両方が表示されます。

36.これを気付かずに「戻る」ボタンをクリックすると、画像6のようなダイアログが表示されます。

37.「はい」ボタンをクリックして、他の従業員にそのシフトを割り当てます。

38.修正する場合、まず、休みの日に入っている(変更したい)シフトをLOCKコンボボックスで選択します。

39.その日の他の従業員にそのシフトをセットします。(そのシフトがその日に無くても良い場合はセットしなくても構わない)

40.次に、そのダブった枡(有休の日)をクリックします。

→下のダイアログが出ます(コンボボックスがLOCKになっていると表示されません。ご注意ください)

41.「はい」ボタンをクリックするとシフトを消します。もし、有休の方を取り消して出勤としたい場合は「いいえ」をクリックします。

42.ここでも、シフトをタイムチャートで確認することが出来ます。確認するには、確認したい日の日付か曜日の欄をクリックします。

43.シフト表の右側には、従業員別のシフトの回数が表示されます。ここで、シフトの偏り(バランス)などを確認します。(下画像参照)

44.シフト表の従業員の順番は、いつでも変更することができます。例えば、従業員6を従業員4の場所に移動させる場合は、従業員6の名前の枡をクリックします。

→下のメッセージが出ます。

   「いいえ」ボタンをクリックします。

   →下のメッセージが出ます。

OK」ボタンをクリックしてから、挿入する場所をクリックします。(ここでは、従業員4の名前の枡になります。

→この場所に、従業員6がシフトごと挿入されます。従業員4以下はひとつずつ下にずれます。

(このシフト表の従業員名の順番は、タイムチャートにも反映されます)

45.問題なければ、「戻る」ボタンをクリックします。エラーメッセージが出なければ出来上がりです。

 

46.次に「基本シフト表」を使わない方法を説明します。この方法は、以下の条件を満たさない場合は、お奨めできません。

@    従業員の変動が少ない。

A    祝日は休みか、あるいは、祝日だからといって特別なシフトは組まない。

B    定休日は毎週同じ曜日である。または、年中無休。

47.これは、現在使用中のシフト表をコピーして新しくシフト表を作成します。したがって、最初は自力で作らなければなりません。毎週同じシフトでよければ、1週間分を作れば後はコピーで作成できます。

48.まず、メニューのページでシフト表を作成したい月度にセットし、「シフト表作成」ボタンをクリックしてシフト表作成ページ(画像3)にします。

49.「シフト表を白紙にする」ボタンをクリックします。

→下のメッセージが出ます。

50.OK」ボタンをクリックします。

→従業員の勤務できない曜日や定休日が入ったシフト表が開きます

LOCKのコンボボックスで有休・希休を選択して、前もって、従業員の希望休や有休をセットします。有休の場合は、「計算用データ」のページに有休休暇日数が入っていないとエラーとなり設定できません。(「計算用データの設定方法」を参考に設定してください。)

51.LOCKのコンボボックスでシフトを選び、そのシフトが必要な枡をクリックしてセットします。必要なシフトを全てセットしてください。最低限、1週間分が必要です。

→下の画像はとりあえず1週間分を作成した例です。

52.次の1週間は、上の1週間分をコピーします。「戻る」ボタンをクリックして戻ります。

53.次の1週間の始まりは、28日ですので、28日から1週間前のデータをコピーします。「28」と「1」をセットし、「作成・表示」ボタンをクリックします。

→以下のように次の1週間分がコピーされました。

54.これを繰り返して、全てを埋めます。コピーは1週間から5週間まで選べます。(5週間の場合は、当然先月のシフト表をコピーすることになります。)

55.あとは、これを繰り返すだけです。従業員1の30日のようにシフトと休みが重なった場合は、上と同じ様にしてどちらかを削除します。

56.全ての週が埋まって、エラーがなければ完了です。

 

 

次に、変更があった場合の対処の仕方を説明します。

 

57.従業員が出勤できない曜日を変更する場合は、基本シフト表も変更しなくてはなりません。また、従業員が途中で辞めたり、新しく雇ったりした場合も基本シフト表を変更しなくてはなりません。

58.従業員が出勤できない曜日を変更する場合は、「従業員情報」のページで出勤できない曜日を変更します。(9項参照)

59.変更した情報を基本シフト表に反映させるには、「シフト表作成」のページ(画像3)の一番上にある「変更対象」の従業員の欄で変更した従業員を選択します。→自動的にその左の「右の従業員のみ」が選択されます。

60.基本シフト表の作成・表示の「現在の従業員情報に合せる」にチェックを入れ、「基本シフト表の作成」ボタンをクリックします。

→上で選択した従業員のみが、現在の出勤できない曜日に変わります。

61.従業員が辞めた場合、「従業員情報」のページで従業員を削除し、さらに基本シフト表から削除します。基本シフト表から削除する場合、基本シフト表で辞めた従業員名をクリックしてください。

→下のメッセージが出ます。

「はい」をクリックします。(基本シフト表の従業員の順番を入れ替える場合は、「いいえ」をクリックして、その従業員を挿入する場所をクリックするとそこに移動させることが出来ます。)

62.新しく従業員を雇った場合、「従業員情報」のページで従業員を追加し、基本シフト表に追加します。「シフト表作成」のページ(画像3)で「追加」の欄の「基本シフト表」をクリックして選択し、従業員を選択して「従業員の追加」ボタンをクリックします。(ここの従業員リストは、「従業員情報」のページの従業員が表示されます)

→基本シフト表の従業員欄に追加されます。

続いて、「変更対象」で「追加・削除された従業員のみ」を選択し、「基本シフト表の作成」で「現在の従業員情報に合せる」にチェックを入れて、「基本シフト表の作成」ボタンをクリックします。

→基本シフト表が開き、追加された従業員だけの「出勤できない曜日」がセットされます。(他は変りません)

ここで、追加された従業員にシフトを割り当てていきます。それに伴ってシフトを変更する従業員がいたら一緒に変更します。

63.現在使用中の月度のシフト表にそれを反映させる場合は、「変更対象」で「追加・削除された従業員のみ」を選択し、「日以降に」に日付を入れて、「作成・表示」ボタンをクリックします。新しく加わった従業員の分だけが追加されます、あるいは辞めた従業員の分だけが削除されます。(この場合も、定休日がずれていたり、基本シフト表の他の従業員のシフトと比較してずれていたら、上と同じように「週」を変えて、ずれを修正します。)

(注意)「作成・表示」ボタンをクリックした時点で、削除の場合は、月度のシフト表に名前が残っており、基本シフト表で削除されていなければなりません。また、追加の場合は、逆に月度のシフト表に名前が無くて、基本シフト表で追加されていなければなりません。特に、追加の場合に、シフト表を開いたときに既に従業員名が追加されていた場合は、シフト表でその従業員名を削除し、「シフト表作成」ページに戻ってから行ってください。

64.削除や追加に伴って、シフトを変更した場合は、「変更対象」で「右の従業員のみ」を選択し、従業員を選んで、「日以降に」に日付を入れ、「作成・表示」ボタンをクリックします。全員のシフトを対象とする場合は、「変更対象」で「全従業員」を選択して「作成・表示」ボタンをクリックします。この場合も前のシフト表と比べてずれがあったら、上と同じように「週」を変えて、ずれを修正します。

65.タイムチャートを開く時、タイムチャートからシフト表に戻る時、およびシフト表や基本シフト表を表示して「シフト表作成」のページに戻る時に、自動的にシフト表を保存します。特に「シフト表作成」のページからシフト表を開いたとき、意に反した結果となった場合、「シフト表作成」のページに戻るときに、その「意に反した結果」を保存してしまいます。こんな場合、元のシフト表に戻すことができます。「シフト表作成」のページに戻ったとき、それぞれの「作成」ボタンの横の「元」ボタンをクリックしてください。

→下のメッセージが出ますので「OK」ボタンをクリックしてください。

(注意)ひとつ前の表とは、それぞれの「作成」ボタンをクリックして最後にシフト表を表示させた時の、その前の状態を言います。(「作成」ボタンをクリックする時にバックアップが取られます。「元」はそのバックアップの状態に戻します)

66.おわり