勤務時間とタイムカードのマッチング方法

 

 ここでは、遅刻・早退・欠勤・入れ替わり・休日出勤・残業などが原因で、当初のシフト表と実際の勤務時間が合わなくなった時のマッチング方法を説明します。

 このマッチング検査は、次の操作の時に自動で行われます。

 1.「給料計算」のページで「チェック開始」ボタンをクリックした時。

 2.「給料計算」のページで「個人」または全員の「決算」ボタンをクリックした時(「個人」の場合は、該当者のみチェック)

 3.「給料計算」のページで「個人」または全員の「給料明細書印刷」ボタンをクリックした時(「個人」の場合は、該当者のみチェック)

 4.「給与計算内訳」のページで「氏名」を変更した時(該当者のみチェック)

 5.「特別手当」のページで「日付」を変更した時。

 6.「売り上げ確認」のページで「シフト表(時間変更も含む)を基にする」を選択した時。(「シフト表(時間変更も含む)を基にする」で「売り上げ確認」のページを開いた時)

 マッチング検査でミスマッチがあった場合、次のように対処します。

 

1.  打刻忘れ、または欠勤の場合、

→つぎのようなダイアログが出ます。

  >「OK」ボタンをクリックします。

  →下のようにデータが表示されます。

画像1

  >打刻忘れで、予定通りに勤務していた場合は、「タイムカード自動入力」ボタンをクリックします。

  →下のように、「タイムカード」の欄に自動的に時刻が入ります。また同時に「変更しました」のメッセージがでます。「OK」でマッチング終了です。

  >打刻忘れだが、予定通りに勤務していない場合、すなわち、打刻時間を手入力する場合は、画像1で「タイムカードを編集」ボタンをクリックします。

  →下のようにタイムカードが開きます。左側には、その日のシフト名と勤務時間が表示されます。右側にタイムカードが表示されます。(右側の日付か曜日の枡をクリックすると、その日付のシフトと勤務時間を左側で確認することが出来ます)

  >>該当する枡に半角で時刻を入力し、「変更」ボタンをクリックしてください。

  →「変更しました」とメッセージがでますので、「OK」ボタンをクリックしてください。ただし、この場合は、予定(シフト)と実際(タイムカード)がマッチングしていないので、入力した時刻によっては、下で説明するいずれかのエラーがでます。(後で説明する方法で対処します)

  >欠勤の場合は、画像1の「欠勤」にチェックを入れます。

  →今度は、勤務時間の欄が空欄になり「変更しました」のメッセージが出ます

  欠勤の場合は欠勤数がカウントされます。

  >休みだが、お店都合が理由などのため、欠勤扱いにしない(単なる休み)場合は、「タイムカードに合わせる」ボタンをクリックします。

  →下のメッセージが出ます。

  >>勤務時間を0時間(勤務せず)に変更する場合は「OK」ボタンをクリックします。この場合は、シフトを取り消してもマッチングできます。シフトを取り消す場合は、「キャンセル」をクリックし、画像1で「シフトを削除」ボタンをクリックします。

  どちらにしても、マッチングできますが、この違いについては、7項のところをご覧ください。

2.  遅刻または、早退の場合は、次のようなメッセージがでます。

>「OK」ボタンをクリックします。

  →下のようにデータが表示されます。

画像2

  >遅刻(早退)と判っている場合は、「遅刻」(「早退」)にチェックを入れます。

         →下のように自動的に勤務時間が変更されて、「変更しました」と表示されます。

   (遅刻(早退)の場合は遅刻(早退)がカウントされます)

  >遅刻や早退では無くて、都合により遅く出て来てもらったり、早く帰ってもらった場合は、画像2で「タイムカードに合せる」ボタンをクリックします。

  →表示は上と同じです。異なるのは、遅刻(早退)がカウントされないことだけです。

 

3.  早出・残業の場合は、次のようなダイアログが表示されます。

(早出や残業に対して割増の手当を出す場合と、はみ出した分の時給をプラスするだけの場合とでは扱い方が異なります。残業代として別にして払う場合は、勤務時間はそのままで別に残業時間を付けます。)

  >>修正するに当って、この超過時間を確認したい場合、例えば、その超過した時間帯に居た従業員名や勤務状況を確認したい場合は、「はい」ボタンをクリックします。

  →下のように、その日のタイムチャートが表示されますので、その時間帯がどのような状況であったかが推測できます。(確認できたら「戻る」ボタンで先ほどの画面に戻ります)

  >>状況は判っていて、残業代を付けたい場合は、「いいえ」ボタンをクリックします。

  →その従業員のタイムカードが開きます。

画像3

  >>該当する残業の枡に残業時間を入力し、「変更」ボタンをクリックします。

         (残業時間をセットした場合は、別途残業代をセットする必要があります)

  >はみ出した分を無視する(働いていなかったことにする)場合は、上で残業代を「0」にするか、または画像2で「残業にはしない」ボタンをクリックします。

  >ただ単に、超過分を払う(タイムカード通りに時給を払う)場合は、「キャンセル」ボタンをクリックします。

  →下のようにそれぞれの時刻が表示されます。

  >>ここで「タイムカードに合せる」ボタンをクリックします。

  →自動的に勤務時間がタイムカードに合わせて変更されます。

  >>まったく無視するわけではないが、タイムカードとは異なる時間で時給を払う場合は、勤務時間を手入力で書き換え、「勤務時間を下に変更」ボタンをクリックします。この場合は、タイムカードと実際の勤務時間ではまだ誤差がでますので、その後、画像2で「残業時間にしない」ボタンをクリックしてください。(残業時間に0がセットされます。残業時間に0がセットされると、勤務時間以外の時間は私的なものと判断し、超過分は無視されます。)

4.  休日に急に出勤した場合は、下のように表示されますので、「OK」をクリックします。

  >「OK」ボタンをクリックします。

  →下のようにタイムカードの欄だけに時刻が入ります。

  >この休日出勤を残業扱いにして、残業手当を出す場合は、「タイムカードを編集」ボタンをクリックします。

      →画像3のような、タイムカードが開きます。

>>3項と同じようにして残業時間を設定します。

 →この場合、残業にして時間的にはマッチングはしますが、残業代が未設定ですので、次のチェック時に下のようにメッセージが出ます

 >>「はい」ボタンをクリックします。

 →下のように「残業代セット」画面が開きます。

*日付や氏名は、残業をセットするものが自動で入ります。

*また、左側下にその日の時給表があります。右下の割増し率もしくは、15分当りの割増し金額を入力しておけば、それに見合った金額と時間が自動でセットされます

*働いた時間全てが残業対象時間ですのでタイムチャートでは赤色になります。(シフトなど勤務時間で設定されている時間は青色です)

*この場合、実際にお店に居た時間7.75時間に対して残業として認めるのは6時間です。ここでは、いろいろな時給の時間帯がありますので、7.75の中でどの時間帯に働いたかをスピンボタン(矢印)で設定し、合計で6時間になるようにします。

*合計が6時間になり、その金額でよければ、「この金額を残業代とする」ボタンをクリックします。

 *残業代の欄にその金額が入りますので、「決定」ボタンをクリックします。

>このタイムカードの時間通りに給料を払う場合は、「タイムカードに合わせる」ボタンをクリックします。

→勤務時間に自動的に時刻が入ります。(普通に出勤したのと同じになります)

>勤務時間をタイムカードの時刻と同じにしない場合は、直接、「勤務時間(変更後)」の欄に時刻を入力して、「勤務時間を下に変更」ボタンをクリックします。

5.  都合によって、従業員同士がシフトを入れ替わったりすることがよく有ります。>同じ日に入れ替わった場合は、上の2・3のいずれかのエラーが表示されます。

>異なる日の場合は、上の1・4のいずれかのエラーが表示されます。

>>このように入れ替わりが判っている場合は、それぞれを変更するよりシフトを入れ替えたほうが楽に修正できます。

>>画像1で表示されているシフト(勤務時間)を取り消す場合は、「シフトを削除」ボタンをクリックします。(「勤務時間(変更前)」の時刻表示が青色の時にはシフトは削除されますが勤務時間は変わりません。これについては、7項をご覧ください。)

>>画像1でシフトを変更する場合は、「シフトを変更」ボタンをクリックします。

→下のようにその日のシフトのタイムチャートが表示されます。

>>シフトを新しくセットする場合は、シフト(矢印)をクリックしてシフトを選んでください。

>>ここで削除する場合は、同じ方法で空白(一番下)を選んでクリックします。

>>「戻る」ボタンをクリックして戻ると変更されます。(「勤務時間(変更前)」の時刻表示が青色の時にはシフトは変更されますが勤務時間は変わりません。これについては、7項をご覧ください。)

6.  ある従業員のある日のタイムカードの時刻や勤務時間を確認したい場合があります。その場合は、下の従業員(矢印)を選んで日にち(矢印)を指定すれば、その日のデータが表示されます。

7.  このシステムでは勤務時間として、シフト表と変更したデータの2つを持っています。通常はシフト表の時間で計算しますが、変更したデータがあった場合は、そのデータを使います。したがって、「勤務時間を下に変更」や「タイムカードに合わせる」ボタンで変更した場合は、シフト表をいくら変更しても勤務時間は変わりません。一度変更した勤務時間は、「勤務時間(変更前)」の欄の文字の色が青色になりますので判別できます。(下画像参照)

>変更した勤務時間を取り消す場合は、「変更した時間を取り消す」ボタンをクリックしてください。

  →下のメッセージが出ます。

  >>「はい」ボタンをクリックすると下のメッセージが出て取り消されます。

8.  上の4項でも述べたように、マッチング検査では、残業代のセットもチェックします。残業時間をセットしたにもかかわらず、残業代がセットされていない場合、次のようなメッセージが出ます。

  >残業代をセットする場合は、「はい」ボタンをクリックしてください。

  →下のような「残業代セット」画面が開きます

    タイムチャートで藍色のところは、シフトの(あるいは変更した)勤務時間です。赤色のところが余分に働いている(勤務時間に含まれない)時間帯になります。

    スピンボタン(矢印)で残業の時間帯の時間調整をしてやれば金額が計算されます。(今回は1時間ですので、1.0にします)表示されている合計金額でよければ、「この金額を残業代とする」ボタンをクリックします。

  →「残業代」の欄に金額が入りますので「決定」ボタンをクリックします。

9.  この残業代セット画面に出てくる情報は、残業時間がセットされているものだけです。(残業時間0も含みます)「未セットの残業を探す」ボタンをクリックすると、残業時間をセットしてあるが残業代が未決定の情報を探して表示します。

(ここでセットするのは、あくまでも残業代だけです。残業時間はタイムカードでセットします)