そらプランズ の

PCタイムレコーダー24

*** 24時間対応版 (無料ソフト) ***

 

 

 

このタイムレコーダーは、「すべてのお店に電子化の恩恵を!」を合言葉に、従業員のタイムカードをどんなお店でも電子化できるようにと作成しました。これにより、給料計算時のタイムカードからの手入力が不要になります。しかも、自動給料計算など便利な機能がいっぱい付いています。このPCタイムレコーダー24はVer1.06から無料ソフトになりました。Windows XPのパソコンがあれば、どのお店でも無料でご自由にお使い戴けます。無料でもしっかりサポートします。使ってみて判らない所はお気軽にメールでお問い合わせください。(あなたのご質問が、私どもの重要な資料になります)

さあ、これであなたのお店も電子化の第一歩!

 

ダウンロードは http://www.soraplans.com/soft.htm でどうぞ!

 

製作 そらプランズ

 

このシステムなら、以下の問題が一挙に解決します。

 

    タイムカードからの手入力はミスも多いし、手間も掛かるし、無駄が多い。

    どうせ、タイムカードを打刻するなら、同じ手間で自動入力するのが賢いやり方。

PCタイムレコーダーは、従業員のクリックひとつで出退勤の時刻をパソコン入力。

 

    従業員と経営者、勤怠についてお互いに疑心暗鬼になって、人間関係がギクシャクしていませんか?

    お互いを疑るより、ごまかしをやり難い環境にすることの方が上手なやり方です。

→遠く離れたところからでも、リアルタイムで従業員の出退勤が判るシステムをお店が採用していると、従業員も「ごまかそうという気は無くなります。」(特に、出退勤時刻をメモなどで行っていると、従業員のやり放題!いい加減さは、仕事に伝染します。)

 

    「仕事に集中していて、つい連絡し忘れる。」ということが多くないですか?

    今捉まらないから、後で連絡しようと思っていても、仕事に集中していると、どうしても忘れてしまいがち。でも従業員の不満の多くが、「聞いてないよぉー!」です。

→従業員が打刻しようとすると、設定した従業員のみに連絡事項を表示します。

 

    「○時から、○○があったのに、気がついたら過ぎていた!」「○○さんが、○時からこちらに手伝いに来るはずなのに、まだ来てないし、連絡もつかない!困った!」なんてこと、多くないですか?

    従業員だって仕事に集中していると、時間を忘れるのは当たり前、時間を気にしていると、ろくな仕事はできません。

→必要な時刻に、必要な従業員に、携帯メールで自動伝言します。(このPCタイムレコーダーで、誰でも簡単に設定できます。また、従業員以外の人にも送れます。)

 

    OOさんはもう来た?」「OOさんはもう帰った?」・・・・>従業員:「わかりません!」なんてこと、多くないですか?

    従業員どうしでも、全員の出退勤を把握するのは無理です。

→画面を見ると、どの従業員が出て来て、どの従業員が帰ったかが一目でわかります。

タイムカード編集24の「勤怠状況」ページでも一覧表示されます。こちらは、時刻入りです。(Ver1.20から)

                

■うちの仕事は、現場への直行・直帰が多いため、タイムレコーダーは無理なんじゃない!

→このタイムレコーダーは、インターネットを使って、リモート打刻ができます。現場からでも、パソコンや携帯電話でクリックすればOK!(Ver1.20以降)

 

 

 

1.特徴

 

1−1.パソコンだけを利用して従業員の出社・退社時刻を記録できます。

1−2.打刻は、マウスで自分の名前のボタンをクリックするだけなので、パソコンに触った事が無い従業員でも、1分の説明で打刻できるようになります。

1−3.ひとりの従業員につき1日に2回まで、出退社打刻ができます。

1−4.残業の申請もできます。(残業に特別に手当を出すところだけ必要)

1−5.各従業員のタイムカードは、いつでも中を確認することができます。

1−6.このタイムレコーダーは、24時間勤務体制に対応しています。

1−7.ホームページを見られる環境にあれば、どこにいてもリアルタイムで従業員の出退社状況・売上げ報告を確認することができます。また、電波が届くところなら携帯電話でも確認できます。

1−8.また、同様に、インターネットを使ってパソコンや携帯電話で、どこからでも打刻することができます。(Ver1.20から)

1−9.添付のプログラム「タイムカード編集.XLS」(MSのEXCELが必要です)により、責任者のみが打刻時間や売上げ報告の変更ができます。インターネットに繋がる環境にあれば、どこからでもこのタイムレコーダーの従業員リストやタイムカードデータ・売上げ報告などを編集できます。(これは、「パート従業員管理システム24.XLS」でもできます)

1−10.同じく「タイムカード編集.XLS」により、リアルタイムで全従業員の勤怠情報(出社時間、退社時間表)を確認することが出来ます。(Ver1.20から)

1−11.「タイムカード編集.XLS」により、タイムカードのデータだけで給料計算するなら、従業員名をクリックするだけで自動計算できます。(丸め機能付き)

1−12.特定の従業員の出社時に、連絡事項を表示させることができます。打刻(クリック)時に画面に表示されます。

1−13.従業員の携帯メールアドレスを登録しておけば、特定の従業員に対して、必要な時刻にメールで伝言することができます。設定は何ヶ月も前から予約できます。

1−14.バージョンが上がっても、ワンクリックでアップデートすることができます。

1−15.出退勤データは、月度毎・従業員毎にCSVファイルとして保存されます。

1−16.出退勤データとは別に打刻データとして、取消も含めてすべての操作履歴が、月毎に分けてファイルされます。このファイルは、MS ACCESSのデータベースファイルでパスワードが設定されていますので、パソコンに詳しい従業員でも勝手に書き換えることは出来ません。

      売上げ報告も、同様の方法で守られていますので、開いて覗くことが出来ないようになっています。

1−17.ノートパソコンなら電力も2〜30Wなので一日中電源を入れておいても電気代も気になりません。節電モードにしておけばさらにお得です。

1−18.パート従業員30人までの小規模会社でご利用いただけます。ただし、30人以上でも、このプログラムのコピーを別名で作り、別々に起動させると何人でも可能です。(その場合は、従業員自身がウィンドウを切り替える必要があります)また、パソコンを代えると何人でもできます。

1−19.このプログラムは、WINDOWS VISTA/XPのOSで動作します。メモリーは最低128MB必要です。 Me/98/95では、リソース不足になります。

注意)「PCタイムレコーダー24」は、時計が正確でないといけません。XP以降のOSでは、時刻を管理するサーバーと同期が取れる設定があります。それを有効にしておいてください。また、従業員が勝手に時刻を変えられないように、「PCタイムレコーダー」で使用するパソコンには、管理者にパスワードを設定し、ログオンは「ゲスト」で行ってください。(時計を自由にできれば、なんでも出来てしまいます。)

    設定方法は、「4 管理」の項を参照ください。

 

 

 

 

2.  準備作業

 

PCタイムレコーダーは、各従業員のタイムカードを作成するために、データを置くフォルダおよび、従業員名やタイムカードの開始日などの情報を設定する必要があります。

2−1.PCタイムレコーダー」を起動します。

→画像1のメッセージが開きます。(初めて起動する場合)

画像1

2−2.[OK]をクリックします。

→各種設定フォーム(画像2)が開きます。

画像2

2−3.このプログラムをインストールしたフォルダを指定します。@でドライブ(上)、フォルダ(下)を選んでください。

2−4.Aにタイムカードの開始日・開始時間を入力します。(開始時間とは、1日の一応の区切りで、この時刻に退社済みの従業員の色を赤色から白色にリセットします。また、遠隔からデータ変更する場合、遠隔での変更をこのタイミングで反映します。)

2−5.打刻時にパスワードを入力させて本人確認する場合は、セキュリティの「打刻する時パスワードを必要とする」にチェックを入れます。

2−6.Bで従業員ファイルを作成します。

 

*従業員名が入ったテキストファイルをお持ちの場合は、その情報を自動的に取り込むことができます。(データがカンマ区切りである必要があります。EXCELの場合はファイルを保存する時、カンマ区切りのCSVファイルとして保存します。下図参照)

画像3

 

*既存の従業員ファイルが無い場合は、付属の「タイムカード編集.XLS」で作成します。または、次のようにして作成することができます。

      <従業員ファイルの作成方法>

1)          EXCELを起動します。

2)          Aの列に従業員名を入力します(画像4参照)

3)          Bの列にパスワードを入力します。(「打刻する時パスワードを必要とする」の設定にした場合。

4)          [名前を付けて保存]をクリックします(画像5参照)

→画像3が開きます。

5)          ファイルを保存するフォルダを選び、[ファイルの種類]をCSV(カンマ区切り)にします。

6)          [ファイル名]の欄に適当なファイル名を入力して[保存]をクリックします。

      画像                画像

2−7.画像2のBに、作成した従業員ファイルのパスとファイル名を指定します。

*作成した従業員ファイルの場所を探すには、[参照]ボタンをクリックして、下のようなダイアログを開き、探してください。

 

2−8.このファイルの従業員名および、パスワードの場所(何番目の列か?上記、画像4の場合は、2と3です。)を入力し、「取り込み」ボタンをクリックします。

2−9.従業員名を変更する場合は、Eの従業員リストで変更する従業員を選択して、下の欄に新しい従業員名を入力し変更ボタンをクリックします。(出退勤データは従業員名でファイルされております。ここで変更することで自動的に当月度のファイル名も変更します。)

2−10.時刻設定や残業時間の最小単位を決めます。Cで15分か30分の該当する方の○をクリックしてマークを入れます。また、Cの「終了ボタンを隠す」にチェックを入れてあると「終了」ボタンが消されますので、パソコンに不慣れな従業員が誤ってこのプログラムを終わらせることがないようにすることができます。

2−11.サーバーに情報をアップして、遠隔地から出勤状況を確認するようにするか否かの設定をします。サーバーにアップする場合は、Dで「遠隔で確認する」にチェックを入れます。自社のサーバーにアップする場合は、サーバーのホスト名・ID・パスワードを入力してください。(添付の「timecard.cgi」と「uriage.cgi」ファイルをサーバーにアップする必要があります。サーバーがCGIファイルの実行を許可していないと使用できません。各設定が終わったら、「接続テスト」をクリックしてサーバーに接続できるかどうかテストしてください。サーバー情報が未入力の場合は、そらプランズのサーバー(無料)が自動的に選ばれます。)これを設定しますと、「パート従業員管理システム24」を使って、この従業員リストの作成・変更や各従業員の打刻時間の変更を遠隔地から行うことができます。この変更は、この「PCタイムレコーダー24」の起動時と4ページで設定する開始時に反映されます。(「操作時は遠隔での変更を反映しない。変更の反映は、起動時と開始時刻のみ」にチェックを入れてない場合は、このタイミングのほかに従業員が出社・退社・タイムカードの切り替えを行った時にも、これらの変更が反映されます。)

なお、Cの「エラー表示しない」にチェックを入れておけば、サーバーとの接続時のエラー表示をさせないようにすることができます。(パソコンに未熟な従業員のパニック防止のため)ちなみに、接続できなかったり、データ転送ができなかったりした場合は、1分後に自動的に再接続・転送を試みます。これは、成功するまで繰り返します。

2−12.「サーバーと通信する」に設定しておきますと、打刻するたびに該当する従業員の出退勤データと操作履歴データをサーバーに送信します。何らかの理由で、全員のデータをサーバーに送信したい場合、Fの「全タイムカードUp」ボタンをクリックします。

2−13.「パート従業員管理システム24」と一緒に使用する場合は、そのシステムと情報の共有をしなくてはなりません。共有方法は、次の3つの接続方法により異なります。1)両方のシステムを同一のパソコンで使用する。2)別のパソコンに入れ、LANで繋ぐ。3)別の場所から、インターネット経由で繋ぐ。

   1)と2)の場合は、「パート従業員管理システム24」側のパソコンから「PCタイムレコーダー24」のデータを読み書き出来るようにしなくてはなりません。3)の場合は、両方のパソコンがインターネットに繋がる必要があります。うまく繋がらない場合は、「パート従業員管理システム24」の「付録(データの共有方法)」を参考にしてください。

2−14.最後に、従業員にこの設定画面を見せたくない場合には、Gでこの設定フォームを開くためのパスワードを入力します。

なお、H以下の部分は、このシステムの運用管理のためのものです。バージョンアップとこのシステムを使用するためのキーを入手するためのもので、後で説明します。(11ページ参照)

2−15.「閉じる」ボタンをクリックして、準備完了です。(閉じる時にこのデータが保存されます)

 

 

 

 

 

 

3. 操作方法

 

準備作業が終わった後、起動させると画像6のようなウィンドウが開きます。

画像6

 

従業員のボタンは30個ありますが、登録されている従業員のみが表示されます。従業員のボタンは、打刻されるまでは白色です。(未使用のボタンはグレー)

打刻は、マウスでもキーボードでも入力可能です。

 

3−1. マウスでの操作方法 

1.      出社・退社の切り替えは、マウスで[出社]・[退社]ボタンにカーソルを持って行き(ボタンが黄色に変わります)、クリックすることで切り替えることができます。

2.      出社ボタンをクリックすると画面全体が青くなります。この状態で、従業員名のボタンをクリックするとその従業員の出社打刻になります。

→画面が自動でタイムカード(画像7)に切り替わります。緑の欄が本日ですので出社時間と名前を確認してください。1日の欄が2段になっている場合は、1日に2回まで出退社打刻ができます。上の段が1回目の出退社です。出社時間はすべてその日の欄に、退社時間は午前0時を過ぎても、前の日の出社の横に表示されます。ここでは、退社時間の日付表示はありませんが、ファイルには両方の日付が入ります。(タイムカードは一定時間経過すると自動で閉じます)出社打刻済みの従業員のボタンは白から青に変わり、カーソルは自動的に出社ボタンに移動し、出社ボタンが黄色になります。

3.      退社ボタンをクリックすると画面全体が赤くなります。この状態で、従業員のボタンをクリックするとその従業員の退社打刻になります。

→画面が自動でタイムカードに切り替わります。緑の欄が本日ですので退社時間と名前を確認してください。(タイムカードは一定時間経過すると自動で閉じます)退社打刻済みの従業員のボタンは青から赤に変わり、カーソルは自動的に退社ボタンに移動し、退社ボタンが黄色になります。

 

従業員の退社の色(赤色)は、画像2のAの開始時間まで維持されます。開始時間になると退社した従業員の色は白色に戻ります。(この時点で、会社に残っている従業員は青のままです。)

 

4.      間違って打刻した場合は、取消ボタンをクリックしてください。

→下のようなメッセージが出ます。

5.      取り消す場合は、[はい]ボタンをクリックしてください。

(注意)取消は、最後に行った打刻のみ可能です。

 

残業を申請する場合は、上の退社入力状態(画面全体が赤)の時、名前をクリックする前に、画像6の残業時間の▼をクリックし時間と分を選択します。

残業を取り消す場合は、12ページをご覧ください。

 

3−2. キーボードでの操作

キーボードでは、基本的に2通りの操作方法があります。

 

< 操作1 >

ひとつめは、対象ボタンを[Tab]または[Shift]+[Tab]で選択(ボタンが黄色になる)して[Enter]キーを押し、決定する方法です。(移動は、[↑][←]または[↓][→]でもできます。矢印の場合、数字入力の欄では使えなくなります。)

 

6.      [出社]ボタンが黄色の時[Enter]キーを押すと画面全体が青くなります。(これは、[出社]ボタンをクリックしたのと同じです。もともと画面全体が青の場合は、そのままです。)

7.      この状態で自分の名前のボタンまで移動させて、[Enter]キーを押すと出社打刻になります。

8.      [退社]ボタンが黄色の時[Enter]キーを押すと画面全体が赤くなります。(これは、[退社]ボタンをクリックしたのと同じです。)

9.      この状態で自分の名前のボタンまで移動させて、[Enter]キーを押すと退社打刻になります。

10.  残業時間は、少数形式で入力します。たとえば、0.5時間の場合は、「0」「−」「5」と入力します。(カンマキーは、従業員に割り当てられていますので、カンマの代わりにマイナス「−」を使います。)画像6の残業時間が「0.50」となったことを確認してから、退社打刻します。

 

< 操作2 >

もうひとつの方法は、割り当てられたキーを直接押します。

 

11.  割り当ては次のようになっております。ファンクションキーの[F1]〜[F4]のキーは出社ボタン、[F5]から[F8]のキーはタイムカードボタン、[F9]〜[F12]のキーは退社ボタンです。また[BackSpace]キーは取消です。

12.  また、[Q]から[T]までのキー(キーボードのキーの配置を参照)は画像6の従業員の1行目のボタン、[Y]から[P]は2行目のボタン、[A]から[G]は3行目のボタン、[H]から[+]は4行目のボタン、[Z]から[B]は5行目のボタン、[N]から[?]は6行目のボタンです。(ボタンの左上に「▼ A」のようにキー名が表示されています)したがって、従業員は、自分のキーを覚えておき、そのキーを押すだけですから、パソコンに不慣れな方でも容易に打刻ができます。(もし、そのパソコンをタイムレコーダーのみに使用する場合は、[Q]から[?]までのボタンに従業員名を書いたラベルを貼り付けておくと初心者でも分かり易いでしょう。)

[ 注意 ]キーボードで操作する場合は、 キー入力が変換モード(下図参照)になっていると正常に動作しません。その場合は、変換モードを「直接入力」(「あ」が「A_」になる)に変更してください。

 

  通常は、これだけの操作で、「打刻」ができます。

 

 どの方法を用いても、各種設定フォーム(画像2)のAの「打刻する時パスワードを必要とする」にチェックが入れてあると従業員を選択する時に、次のようなフォームが開きますので、各従業員ごとに設定してあるパスワードを入力して「OK」ボタンをクリックしてください。

13.このシステムは、従業員の打刻漏れやミスなどに柔軟に対応するために、通常と異なる使い方をした場合は、次のように「何をしたいのか」を尋ねます。これは、間違えて他の従業員のボタンを押したり、出社と退社を間違えたりするのを防ぐためです。

  例えば、

@既に出社打刻済みの従業員がさらに出社打刻をしようとすると下のようなメッセージが出ます。先の打刻を取り消し、打刻時間を現在の時間に変更する場合は、[はい]ボタンをクリックしてください。もし、1日に2回の出退社で前回の退社時に退社の打刻を忘れてしまっていた場合は、「いいえ」をクリックしてください。退社打刻欄を空けて、次の出社のところに打刻されます。その操作自体を取り消す場合は、「キャンセル」をクリックしてください。

A出社打刻が無いのに退社打刻をしようとすると下のようなメッセージがでます。もし、出社打刻を忘れていて退社打刻のみを行う場合は[はい]ボタンをクリックして、後で管理者に出社打刻を入力して貰ってください。

B既に退社打刻済みの従業員が退社打刻をしようとすると下のようなメッセージが出ます。打刻時間を現在の時間に変更する場合は、[はい]ボタンをクリックしてください。もし、2回目の出社時に出社の打刻を忘れてしまって、退社打刻のみを行う場合は、「いいえ」をクリックしてください。操作自体を取り消す場合は、「キャンセル」をクリックしてください。

 

 

      このようにメッセージを出して確認しますが、特にパソコンに不慣れな方は、メッセージが出ただけで、ドキッとするものです。(これがパソコンを怖がる一因でもあります)パソコンに慣れた方でも、どこに打刻されるか?本当にそれで良いのか?不安になる時があります。このような場合、次のように、タイムカードの中を見ながら場所を確認・指定して打刻することもできます。

 

      画像6で下側の[タイムカード]ボタンをクリックします。

      →画面全体が白くなります。

14.            この状態で、従業員を選択するとその従業員のタイムカードが開きます。(画像7参照)

画像7

15.            日付と曜日が緑色のところが打刻可能な日です。そして、その日付の右側の緑色の欄が現在、時刻が打刻される場所です。画像7で右上の「打刻」ボタンをクリックするとその緑色の欄に打刻されます。打刻する場所を変更する場合は、矢印ボタンをクリックすると緑の欄が移動します。あるいは打刻する場所をクリックします。目的の場所に移ったら「打刻」ボタンをクリックします。(タイムカードの表示は時刻のみとなっていますが、打刻する時は、時刻と一緒に日付も保存されます。どこでも打刻できるようにすると、時系列をおかしくなりますので、移動できる欄は最後に打刻した場所とそれ以降に限らせていただきます。)

16.            左側の日付は、その勤務が始まる日(出勤すべき日)を表します。退社が翌日になる場合でも、退社時刻は前日の出社の横に打刻します。また、前日に出社すべき従業員が遅刻して翌日に出社した場合は、前日の欄に打刻しなくてはいけません。(例えば、23時に出勤すべき従業員が遅刻して0時を過ぎて出社した場合、そのまま打刻しますと打刻した日付の欄に打刻されます。そして、その日の23時に再度出勤すると同じ欄に打刻することになります。)そのため、前日に打刻がない場合、タイムカードは、画像8のように前日・当日どちらにも打刻できるようになっております。したがって、このように前日に出勤すべき場合は、矢印ボタンで前日の欄に移動してから打刻してください。仮に間違って本日の欄に打刻した場合でも、「▲」ボタンをクリックすることにより本日の打刻データを前日の欄にそっくり移すことができます。(この場合でも、打刻した日付は変わりません)

17.            退社打刻時に残業申請を忘れた場合は、ここで残業の申請ができます。残業を申請する場合は、残業時間の▼をクリックし時間と分を選択します。その後、「申請」ボタンをクリックします。

      →本日の残業の欄に時間が表示され、一定時間後に自動的にタイムレコーダーに戻ります。

18.            残業申請を取り消す場合は、[取消]ボタンをクリックします。

19.            Ver1.20から、リモートで打刻できるようになりました。これは、現場へ直行したり、現場から直帰したりするときに、インターネットに繋がったパソコンや、電波の届くところにある携帯電話のインターネットを使って打刻するものです。打刻方法は、いたって簡単、次のようにします。

@            次のURLのホームページを開きます。

URL:http://www.soraplans.com/timecard/dakoku.cgi?customer=1xxxxxxx&pswd=xxxx (パスワードは下の21で設定)

この、ホームページを開くと現時点での全従業員の勤怠情報(出社時刻、退社時刻)が表示されます。

A            該当する従業員のパスワードを入力し、該当する「出社ボタン」あるいは「退社ボタン」をクリックするだけです。

(この機能は、いたずら防止のため、前述の「3−2. キーボードでの操作」のパスワードを設定してください。)

注意:この打刻データは、すぐにタイムレコーダー24のファイルに取り込まれるわけではありません。データはサーバーに送られます。そして、タイムレコーダー24を誰かが操作したとき、あるいは、管理者がタイムカード編集で該当する従業員を選択し、取り込んだデータを変更した時に打刻データとして取り込まれます。(管理者がタイムカード編集で勤怠状況ページを開いた時もこのデータは反映されます。ただし、その時点では、ファイルには取り込まれません)

 

20.            以上が従業員の操作方法です。この打刻データの本日分は、インターネットや携帯電話でいつでも確認することができます。(現時点での、出退勤状況を確認できます)

(注意)インターネットを使って、従業員の勤怠状況を確認したり、リモートで打刻する機能を有効にするためには、設定画面の「サーバーと通信する」にチェックを入れる必要があります。また、サーバーとの通信時に、セキュリティソフトにより下図のようなメッセージが出る場合があります。その場合、「許可」にしてPCタイムレコーダー24.EXEも例外ルールに含める必要があります。

(毎回、サーバーとデータのやり取りをするので、若干、反応が遅くなります)

  

また、専用のサーバーが必要になります。そらプランズでは、無料体験用にサーバーをご用意いたしました。簡単な自動手続きで3ヶ月間無料体験できます。(メールアドレスを入力し、送信ボタンをクリック。すぐにパスワードが送付されます。設定画面でパスワードを入力し「キーを更新」ボタンをクリックするだけ。その瞬間からすぐに使用できます。先にVer1.20にバージョンアップしてください。同時に、タイムカード編集24もVer1.20に上げてください)無料体験手続き

元に戻すのも簡単。パスワードに「10000000」を入力して、「キーを更新」ボタンをクリックするだけ。

1.                画像2のHのIDとあなたが設定するパスワードを使用します。このパスワードは、「タイムカード編集24」の「設定」のページにあります。(下画像参照)

2.                確認するためには下のURLのホームページを開きます。

URLは次の通りです(特に指定しなければ、ソラプランズのサーバーになります)

 http://www.soraplans.com/timecard/timecard.cgi?customer=xxxxxxxx&pswd=aaaa

ご自分のサーバーをお使いの場合は

http://www.ssssss.ss.ss/timecard.cgi?customer=xxxxxxxx&pswd=aaaa

です。(timecard.cgiをどこに置くかによってパスが変ります)

xxxxxxxxIDで、aaaaがパスワードです。www.ssssss.ss.ssは自サーバーのドメイン名です。

→下の画像のような表示がでます。

  (注意)体験版は、IDが「10000000」、パスワードは「test」と決まっています。したがって、動作の確認は出来ますが、他の方と共有になる為、使用できません。

3.                「サーバーと通信する」場合は、打刻するたびにサーバーに打刻した従業員のデータをアップします。もし、ネットワークのトラブルでアップできなかった場合は、1分間隔で再度アップします。これは成功するまで繰り返します。その際、ログも採られます。ログデータはそらプランズのサーバーに送られます。このデータは、「PCタイムレコーダー24」で確認することができます。

4.                添付の「タイムカード編集24.xls」で特定の従業員(何人でも可)に連絡事項を設定しておけば、打刻時にその連絡事項を表示させることが出来ます。(Ver1.06以降)

5.                設定されている従業員が、操作すると下の画像が表示されます。

6.                「了解」ボタンをクリックすると、そのデータが「タイムカード編集24.xls」に送られますので、連絡した方は、離れたところでも、その連絡を誰が確認し、誰が確認していないかが判ります。(これは、「パート従業員管理システム24.xls」でも設定・確認できます。)下がその画面です。上の画面で「了解」ボタンをクリックすると、「タイムカード編集24.xls」の下の従業員の欄のその従業員だけが赤から青に変わります。(これが全て青に変わっていれば全員に連絡が行き渡ったことになります。)

7.                PCタイムレコーダー24」は、営業時間中、電源を入れっぱなしになります。この特性を利用して、自動伝言の機能を付けました。(Ver1.06以降)セットした時刻に・特定の従業員に設定した伝言を携帯メールで自動発信します。この機能は、従業員だれでも使用することができます。ただし、この機能はメールが送れないパソコンでは利用できません。(設定は、何ヶ月も先のものまで出来ますので、毎日決まった時間に、当番制で不特定の従業員にある仕事を割り込ませるような場合に、シフト完成時にまとめて設定できますので便利です。従業員は不定期で入る仕事は忘れがちです。)

 

(注意事項)この自動伝言は、携帯電話のメールを使用します。携帯電話では「迷惑メール」対策で「携帯電話以外からのメールの受信拒否」設定されている方もおられます。その方には届きません。また発信先の電波の状態や携帯電話会社やあなたが契約しているプロバイダーの問題で、すぐに受け取れない場合もあります。この辺の事情をご了解の上ご使用ください。

特に、ご使用に当っては、メールアドレス登録者全員の受信テストを十分に行ってください。また、とても重要な連絡には使用しないでください。

8.                設定方法は、いたって簡単。画像6の下の「自動伝言」ボタンをクリックします。

  →下のページが開きます。

9.                まずは、右側で伝言する従業員を選択します。該当する従業員のチェックボックスにチェックを入れます。これは複数選択できます。(メールアドレスが登録されていない従業員は表示されません。従業員以外でも、メールアドレスが登録されていると名前が表示されます)

10.            新規の場合は、新規にチェックを入れます。

11.            件名と本文を入力して、伝言したい時刻をセットします。(メーラーが立ち上がって伝言を受け取るまで少々時間がかかります。1分ぐらい余裕を持ってセットしてください。)

12.            すでにセットした伝言を変更する場合は、下の一覧で該当する伝言をクリックします。→該当するデータ(時刻・件名・本文・送信先)が上の欄にセットされます。変更してから「変更」ボタンをクリックします。(一覧で伝言を選択すると「伝言セット」ボタンは「変更」ボタンに変わります)

13.            よく使う件名・本文は登録しておけば、次から入力しないでクリックするだけで設定できます。「登録文」の欄が登録してある件名・本文です。送信したい内容をクリックすると上の欄にそのデータがセットされます。

14.            過去に同じ内容の伝言がある場合、その文章が繰り返し使えます。変更の場合と同じように、下の「一覧」の同じ内容の伝言をクリックすれば、時刻や送信先もセットされます。そこで「内容を変えない」にチェックを入れてから、「新規」のチェックボックスにチェックを入れると、内容を消さないで新規になります。日付と送信先を変更して「伝言セット」をクリックします。

15.            いつも同じ時間に伝言するものがあった場合、「内容を変えない」にチェックを入れてから、「新規」のチェックボックスにチェックを入れると、内容を消さないで新規になります。日付だけを変更して「伝言セット」をクリックすれば、同じ内容で異なる日の設定ができます。

16.            登録文やメールアドレスを登録するには、「登録文・アドレス」ボタンをクリックします。

  →下のページが開きます。

17.            新しい例文を登録するには、新規にチェックを入れ、件名とその下の欄に例文を入力し、「登録」ボタンをクリックします。

18.            変更する場合は、該当する例文をクリックします。上の欄にデータがセットされます。変更して「登録」ボタンをクリックします。

19.            削除する場合は、該当する例文をクリックし、「削除」ボタンをクリックします。

20.            メールアドレスを登録するには、右側のコンボボックスをクリックするか、下の名前をクリックして従業員を選択します。

21.            名前の下の欄に、メールアドレスを入力し、「登録」ボタンをクリックします。変更する場合は、メールアドレスを変更して「登録」ボタンをクリックします。

22.            削除する場合は、コンボボックスをクリックするか、下の名前をクリックして従業員を選択し、「削除」ボタンをクリックします。

23.            パソコンは通常メール機能(EXPRESSなど)を他のアプリケーションには使わせない設定になっております。自動伝言をメールで送るためには、それを解除する必要があります。方法は次のようにします。

(なお、この設定を行っても、OSなどによっては「自動的にメールを送らせない」ようになっている場合があります。自動的に送ることができない場合は、ご使用はお諦めください。)

24.            電子メール(OUTLOOK EXPRESSなど)を立ち上げます。

25.            ツールバーで「ツール」→「オプション」を選択します。

26.            「セキュリティ」タブをクリックし、「ほかのアプリケーションが私の名前でメールを送信しようとしたら警告する。」のチェックを外します。

 

 

4. 管理

 

4−1.タームレコーダーは、時刻が正確でなければなりません。次の方法で、自動時刻合わせを有効にしてください。(この機能は、XP以上で装備されています。また、デフォルトで有効になっています。無効になっていないか確認してください)

   *「スタート」→「コントロールパネル」で「日付と時刻」を選択します。

 

    「インターネット時刻」タブをクリックします。(上図参照)

    「サーバー」の欄で適当なサーバーを選択して、「自動的にインターネット時刻サーバーと同期する」にチェックを入れてください。

    その場で、時刻を合わせる場合は「今すぐ更新」ボタンをクリックします。

4−2.「PCタイムレコーダー」では、時計を自由に変更できれば何でも出来てしまいます。

      必ず、パソコンの管理者には「パスワード」を設定してください。

    「スタート」→「コントロールパネル」で「ユーザー アカウント」を選択します。

    「変更するアカウント」で「コンピュータの管理者」を選択します。

    「パスワードを作成する」を選択します。

    「新しいパスワード」の欄(2つ)に同じパスワードを入力します。必要に応じて、「パスワードのヒント」を入力します。

    「パスワードの作成」ボタンをクリックします。

    下のダイアログが開きます。ドキュメントなどを他の人に見られないようにしたい場合は、「個人用」にしてください。

    これで、パスワードが設定されました。次にログオンする時に、「管理者」でログオンするか?「GUEST」でログオンするか?尋ねられます。「PCタイムレコーダー」で使用する場合は、必ず「GUEST」でログオンします。(パスワードを入れて「管理者」でログオンすると時計はだれでも自由に変えられます。)

4−3.このシステムは、不具合などの改修のため、あるいは機能アップのためバージョンアップすることがあります。

4−3.各種設定フォーム(画像2)のHの「バージョンが上がったら、その旨表示する」にチェックを入れておけば、もし、現在のバージョンより新しいものが用意された時、起動時に次のように表示します。

 バージョンを上げる場合は、「はい」ボタンをクリックします。

→「PCタイムカード24」が閉じ、アップデートツールが起動して、次のようなメッセージが出ます。

画像8

PCタイムカード24」が完全に閉じていることを確認してから、「実行」ボタンをクリックしてください。

 

      アップデートツールも不具合があったりするとバージョンがアップします。

   アップデートツールは、バージョンアップしても明記しません。なるべく、アップデートツールを先にバージョンアップしてください。(時間は、直ぐに終わります)

また、バージョンアップがうまくいかない場合は、そらプランズのサポートページで直接ダウンロードしてください。

 

 パソコンの設定によっては、アップデートツールが自動で起動できません。その場合は、次のようなメッセージが出ます。

     →「OK」ボタンをクリックすると次のようなエクスプローラが開きます。

     →「アップデートツール2.exe」をクリック(またはダブルクリック)して、起動させてください。(画像8が表示されます)

      なお、各種設定フォーム(画像2)のHの「バージョンが上がったら、その旨表示する」にチェックを入れてない場合は、その上の「バージョンを上げる」ボタンをクリックして、上と同様のことが出来ます。

4−4.バージョンに関係なく、最新のバージョンのプログラムに差し替えたい場合は、各種設定フォーム(画像2)のHの「最新版と入れ替える」ボタンをクリックすると、上と同様の方法で差し替えることが出来ます。

 

4−5.このシステムは無料でご自由にご使用いただけますが、インターネットを使用した機能は、サーバーが無いと使えません。ご自分のサーバーをお持ちの方は、そのサーバーを使用してその機能が使えるようになります。(うまくいかない場合は、メールでお問い合わせください。)

 

4−6.サーバーをお持ちで無い方は、IDナンバーの入ったキーを入手することで、そらプランズのサーバーにそのID用の場所が確保され、インターネットを使用した機能をご利用になれます。このキーは1年間有効で、5000円(月に400円程度)です。申し込みされたい方は、次のようにしてキーを入手できます。

 

<<キー入手方法>>

 

1.設定フォーム(画像2)で、Hの「パスワードを入手する」ボタンをクリックします。

→ブラウザが起動し、下のようなページが開きます。

 

2.お名前・メールアドレス(以上は必須)・電話番号を入力し「申込み」ボタンをクリックします。(請求書が必要な場合は、請求書の宛て先、送付先住所を入力してください。)

→下図のようなメッセージとなります。

3.折り返し、自動発信メールが届きます。メールには、キー購入の代金振込み先の口座が記入されております。指定の口座に、上の申込者のお名前で料金をお振込みください。(振り込み手数料は、各自ご負担していただきます。申込み者と振込み者が異なると振込みが確認できなくなる可能性がありますので、必ず、同一のお名前でお願いします。)

4.振込みが確認出来次第(5営業日以内)、すみやかにキーをご用意しメールにてパスワードをお送りします。1週間経っても、パスワードが届かない場合は、メールにてお問い合わせください。申込者と振込者の関連が取れない場合や、メールアドレスの間違いで届かないことが考えられます。お手数ですがよろしくお願いします。

5.パスワードが届きましたら、設定フォーム(画像2)のEのパスワードの欄に入力し「キーを更新する」ボタンをクリックしてください。(パスワードは、すべて半角文字です。)

→自動的にキーデータがパソコンに取り込まれます。

 

 

 

ご不明の点は、下記までお気軽にお問い合わせください。

 

      〒350-0241

      埼玉県坂戸市鶴舞4−21−11

      049-283-7285

      s_hira@mbf.ocn.ne.jp または、hira@soraplans.com

     

そらプランズ  代表 平(ひら)