PCタイムレコーダーについて

 

    このプログラムは、Ver1.06よりフリーソフトになりました。ご自由にご使用ください。

 

    パート従業員の給料計算は、本当に面倒なものです。ひとりや二人なら、タイムカードやメモを見ながら、電卓でも何とかやれます。でも従業員の数が多くなるとパソコンなどを使って計算しないと、とてもやっておれません。でも、パソコンで計算するためには、その怠勤データを電子化しなくてはなりません。つまり、タイムカードを基に、パソコンにデータをミスのないように打ち込まなければなりません。これは、時間的にも、人的にもたいへんな負担になります。

 

    この状況をなんとか安価に解決できないかということで、このプログラムを作成しました。このPCタイムレコーダー24は、カードリーダ・ライタなど他の装置を使用することなく、安価になってきたパソコン(スピードは必要としません。中古のパソコンで十分です)だけを利用して従業員の出社・退社時刻を記録しようとするものです。

 

    記録されるファイルは、月別・従業員別のCSV〔テキスト〕ファイルですので、ノートパッドやEXCELで開けます。そのまま、会計事務所に渡されても使えるはずです。(大抵の会計事務所は、EXCELが使えます。)

 

    従業員の中には、「怖くてパソコンに触れない。」という方も意外に多いものです。このPCタイムレコーダー24は、従業員のパソコン習熟度により、いろいろな入力方法で、かつ簡単に打刻できます

 

    あまり簡単に打刻できてしまうと、誤って打刻したり、他人の打刻を肩代りすることも出てきます。これを防止するために、従業員毎にパスワードを設定することもできます

 

    時には、現場へ直行したり、現場から直帰したりする職場も多いと思います。インターネットを使って、パソコンや携帯電話からリモートで打刻することもできます(Ver1.20から)

 

    ひとりの従業員につき1日に2回まで、出退社打刻ができます。(午前の部、午後の部に分けて営業する場合に、午前の部で一旦退社打刻し、午後から再度、出退社打刻することができます。)

 

    残業に対して手当を付けておられる場合は、残業時間を別に記録しなくてなりません。残業の申請も、退社の打刻する前、あるいは打刻後にマウスまたはキーボードで残業時間を選ぶだけです。(残業に対して割増金を払わない場合、すなわち、残業しようが単に働いた時間だけで給料を計算する場合は、残業時間は必要ありません。残業申請は、当日のみ本人が申請できます。他の日は、責任者のみが変更可能です。)

 

    打刻と同様に、マウスまたはキーボードで、各従業員のタイムカードの中を確認することができます。(パスワードを設定すると本人のみが確認できます。)

 

    このタイムレコーダーは、24時間勤務体制に対応しています。(打刻データは、出退社とも日付と時間両方を記録します。タイムカードでは、次の日の退社であっても、その時刻は、前の日の出社時刻の隣に表示されます。)

 

    打刻データは、自社のサーバーに送ることができます。(ホスト名・ユーザー名・パスワードが必要です)サーバーをお持ちでない場合は、そらプランズのサーバーが有料でご利用できます。(400円程度/月、設定は不要です)したがって、携帯電話またはインターネットで、どこからでもリアルタイムで従業員の出退勤状況を確認することができます。(IDとご自分で設定するパスワードが必要です)

 

    売上げ報告(額や客数)も午前の部、午後の部に分けてサーバーに送ることができます。これも、同様にリアルタイムで確認できます。

 

    仕事に集中していると約束の時間を忘れてしまうものです。携帯のメールアドレスを登録しておけば、どの従業員にでも、あるいは従業員でない人にでも自動伝言サービスをセットすることができます。(約束が決まった時に、その時刻をセットしておけば、指定の日の指定時刻になると、指定された従業員全員に指定の内容の携帯メールを自動発信します。これは、迷惑メール拒否などの設定をしている携帯メールアドレスには届かない場合があります。さらに、受け取る人の携帯電話の電波状況や携帯電話会社・ご契約のプロバイダーのメールサーバーの都合などで直ぐには届かない場合もあります。お使いになる場合は、その辺の状況をご承知の上でお使いください。また、アプリケーションが自動でメールを発信するには、OUTLOOK EXPRESSの設定が必要です。ご注意ください。Ver1.06以降のみ)

 

    「タイムカード編集24.XLS」(添付のプログラム)あるいは「パート従業員管理システム.XLS」(両方とも管理者用のプログラムでMSのEXCELが必要です)により、特定の従業員(複数・全員でも構わない)に表示日指定の連絡事項をセットすることができます。この連絡事項は、その従業員が指定日(あるいは指定日以降、どちらか選択)打刻した時のみに表示されます。また、「タイムカード編集24.XLS」・「パート従業員管理システム.XLS」では、その連絡事項をどの従業員が確認し、どの従業員が未確認なのかまで判ります。インターネットに繋がる環境にあれば、どこからでもこの連絡事項をセットでき、確認もできます。(インターネットを利用するには前に述べたようにサーバーが必要です。)(Ver1.06以降)

 

    「タイムカード編集24.XLS」・「パート従業員管理システム.XLS」により、管理者のみが打刻時間や売上げ報告の変更ができます。また、インターネットに繋がる環境にあれば、どこからでもこのタイムレコーダーの従業員リストやタイムカードデータ・売上げ報告などを編集できます。(インターネットを利用するには前に述べたようにサーバーが必要です。)

 

    出退勤データとは別に打刻データとして、取消も含めてすべての操作履歴が、月毎に分けてファイルされます。このファイルは、MS ACCESSのデータベースファイルでパスワードが設定されていますので、パソコンに詳しい従業員でも勝手に書き換えることは出来ません。また、管理者は、「タイムカード編集24.XLS」や「パート従業員管理システム.XLS」を使用して、出退勤データが実際の打刻によるものか、後で修正したものか区別できます。)なお、このデータベースは「タイムカード編集24.XLS」や「パート従業員管理システム24.XLS」を使用してパスワードを解除した別名のファイルを作成することも出来ますので、MS ACCESSや他のソフトでそのデータを活用することもできます。パスワードを解除したデータベースは、不正防止のためこれらのソフトでは再利用できません。

   (売上げ報告も、従業員は当日の報告ができるのみです。売上情報ファイルは同様の方法で守られていますので、開いて覗くことは出来ません。)

 

    ノートパソコンなら電力も2〜30Wなので一日中電源を入れておいても電気代も気になりません。節電モードにしておけばさらにお得です。

 

    パート従業員30人までの小規模会社でご利用いただけます。ただし、30人以上でも、このプログラムのコピーを別名で作り、別々に起動させると何人でも可能です。(その場合は、従業員自身がウィンドウを切り替える必要があります)。→従業員が多い場合の対処法

 

    このプログラムは、WINDOWS VISTA/XPのOSで動作します。(95/98/MEはリソース不足になります)メモリーは256MB以上で無いと難しいかもしれません。